Bezpieczeństwo danych i RODO

Gdzie trafiają dane

W najczęstszym wariancie, czyli z modelem udostępnianym przez zewnętrznego dostawcę, „Wdrożyliśmy AI” oznacza w praktyce, że fragment Twoich danych opuszcza Twój system, trafia do modelu i wraca jako odpowiedź. Warto wiedzieć, którędy dokładnie, bo każdy z tych czterech kroków jest miejscem, w którym podejmuje się decyzję:

1. Twój system. Dokument, zgłoszenie albo rekord bazy — dane, które i tak już posiadasz i przetwarzasz na własnej podstawie prawnej.
2. Warstwa pośrednia, którą budujemy. Tu decyduje się, co w ogóle zostanie wysłane dalej: które pola, w jakim zakresie, czy dane osobowe zostają usunięte lub zastąpione, i co jest zapisywane w logach. To punkt, w którym minimalizację da się wymusić wprost, i dlatego najważniejszy.
3. Dostawca modelu. Otrzymuje to, co wysłała warstwa pośrednia, i zwraca odpowiedź. Jego region, warunki umowne i to, czy treści klienta są wykorzystywane do trenowania, są parametrem projektu — piszemy o tym niżej.
4. Powrót do Twojego systemu. Odpowiedź trafia tam, gdzie ma trafić, wraz z zapisem pozwalającym później odtworzyć, dlaczego system odpowiedział tak, a nie inaczej.

Przy modelu uruchomionym w Twojej infrastrukturze kroku trzeciego nie ma — dane nie opuszczają Twojego środowiska. Kroki drugi i czwarty zostają, bo ograniczenie zakresu danych i możliwość odtworzenia decyzji są potrzebne niezależnie od tego, gdzie działa model.

Najskuteczniejszym zabezpieczeniem nie jest zwykle wybór dostawcy, tylko krok drugi: dane, których nie wysłano, nie wymagają żadnych gwarancji. Dlatego zakres wysyłanych pól ustalamy w fazie audytu, opisanej wmetodyce wdrożenia, a nie na etapie testów.

Kto jest administratorem, a kto podmiotem przetwarzającym

Ten podział wynika z RODO, nie z umowy — umowa go tylko odzwierciedla. Mylony bywa regularnie, a ma bezpośrednie skutki:

• Ty jesteś administratorem. To Twoje dane i Twoje cele. Na Tobie spoczywa podstawa prawna przetwarzania, obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą, oraz rejestr czynności przetwarzania.
• My jesteśmy podmiotem przetwarzającym — w zakresie danych, które przechodzą przez budowany system. Działamy na Twoje udokumentowane polecenie i w uzgodnionym zakresie, nie decydujemy o celach przetwarzania i nie wykorzystujemy Twoich danych do własnych. Osobno przetwarzamy jako niezależny administrator dane kontaktowe osób po Twojej stronie, korespondencję i dokumenty rozliczeniowe — to nie jest powierzenie i opiera się na własnej podstawie prawnej.
• Dostawca modelu jest zwykle dalszym podmiotem przetwarzającym.Wymaga to Twojej zgody na podpowierzenie i jest jednym z powodów, dla których wybór dostawcy nie jest wyłącznie decyzją techniczną.

Zakres, terminy usunięcia danych i lista podmiotów, którym powierzasz przetwarzanie, reguluje umowa powierzenia zawierana dla konkretnego projektu. Świadomie nie publikujemy ich tutaj jako listy: byłaby nieaktualna przy pierwszym projekcie o innym profilu, a wiążące jest to, co w umowie, nie to, co na stronie. Przetwarzanie danych przez samą tę witrynę — analitykę i formularz kontaktowy — opisuje osobno polityka prywatności.

Decyzje, które podejmujemy wspólnie na starcie

Poniższe cztery ustalenia zapadają przed budową, bo każde z nich jest po wdrożeniu kosztowne do zmiany:

• Region przetwarzania. Czy usługa działa w regionie europejskim, czy dopuszczasz transfer poza EOG i na jakiej podstawie.
• Wykorzystanie treści do trenowania. Warianty biznesowe usług dużych dostawców standardowo je wyłączają, konsumenckie bywają odwrotne. To zawsze trzeba sprawdzić w warunkach konkretnej usługi, a nie zakładać.
• Zakres danych opuszczających Twój system. Które pola są niezbędne, co da się pominąć, a co zastąpić identyfikatorem. Zwykle da się usunąć więcej, niż zakłada pierwsza wersja projektu.
• Model własny czy usługa. Model uruchomiony w Twojej infrastrukturze eliminuje transfer, ale kosztuje więcej w utrzymaniu i zwykle oznacza słabszy model. Ma sens przy twardych wymogach, nie jako domyślna ostrożność.

AI Act a RODO — to nie to samo

Oba reżimy trzeba spełnić równolegle i żaden nie zastępuje drugiego. Różnica sprowadza się do tego, czego dotyczą:

• RODO dotyczy danych osobowych, niezależnie od technologii. Obowiązuje tak samo w arkuszu kalkulacyjnym, jak w systemie AI.
• AI Act dotyczy systemów AI, również takich, które danych osobowych w ogóle nie przetwarzają — na przykład modelu przewidującego awarie maszyn.

Miejsca, w których się spotykają, bywają mylące. Obowiązek poinformowania człowieka, że rozmawia z systemem AI, wynika z AI Act i obowiązuje niezależnie od tego, czy w rozmowie padają dane osobowe. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji wobec osoby — o ile wywołuje wobec niej skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na nią wpływa — to z kolei materia RODO, i obowiązuje niezależnie od tego, czy decyzję podejmuje model, czy reguła zapisana dwadzieścia lat temu. Techniczną stronę przygotowania do AI Act opisujemy w audycie gotowości na AI Act; ocenę prawną zostawiamy Twojemu prawnikowi.

O co pytać każdego dostawcę

Nie tylko nas. Jeśli dostawca nie potrafi odpowiedzieć na te pytania konkretnie i na piśmie, to już samo w sobie jest odpowiedzią:

• Które dokładnie pola opuszczają nasz system i w którym momencie?
• W jakim regionie działa usługa i kto jest dalszym podmiotem przetwarzającym?
• Czy nasze treści mogą posłużyć do trenowania modelu i gdzie to jest zapisane?
• Co jest logowane, jak długo i kto ma do tego dostęp?
• Co się dzieje z danymi i z systemem, jeśli zakończymy współpracę?
• Kto odpowiada, gdy model wygeneruje odpowiedź, która wyrządzi szkodę?

Te same pytania stawiamy przy doborze rozwiązania w ramachwdrożenia AI w firmie. Odpowiedzi wynikają z warunków umownych i dokumentacji dostawcy, a ustalenia zapisujemy w dokumentacji projektu, żeby dało się do nich wrócić.

Najczęstsze pytania

Czy nasze dane będą używane do trenowania modelu?

Nie powinny i jest to kwestia wyboru dostawcy oraz warunków umowy, a nie deklaracji. Biznesowe warianty usług dużych dostawców modeli standardowo wyłączają wykorzystanie treści klienta do trenowania, podczas gdy w wariantach konsumenckich bywa dokładnie odwrotnie. Który wariant obowiązuje w Twoim projekcie, ustalamy przed startem i zapisujemy — a jeśli wymóg jest bezwzględny, rozważamy model uruchamiany w Twojej własnej infrastrukturze.

Czy dane wyjeżdżają poza Unię Europejską?

Zależy od wybranego dostawcy i regionu, w którym uruchomimy usługę. Główni dostawcy modeli oferują dziś przetwarzanie w regionach europejskich, ale nie jest to ustawienie domyślne w każdym z nich. Traktujemy to jako decyzję do podjęcia świadomie na początku projektu, bo zmiana regionu po wdrożeniu bywa równoznaczna z migracją.

Kto jest administratorem danych — my czy wy?

Administratorem pozostajesz Ty: to Twoje dane i Twoje cele przetwarzania. W zakresie danych przechodzących przez budowany system występujemy jako podmiot przetwarzający, czyli działamy na Twoje udokumentowane polecenie i w zakresie, który z Tobą uzgodniliśmy. Dostawca modelu jest zwykle dalszym podmiotem przetwarzającym. Ten podział ma znaczenie praktyczne, bo to administrator odpowiada za podstawę prawną i za obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą.

Czy AI Act zastępuje RODO?

Nie, to dwa niezależne reżimy, które trzeba spełnić równolegle. RODO dotyczy danych osobowych niezależnie od użytej technologii; AI Act dotyczy systemów AI, również takich, które żadnych danych osobowych nie przetwarzają. Zgodność z jednym nie zwalnia z drugiego, a część obowiązków — na przykład informowanie użytkownika, że rozmawia z systemem AI — wygląda podobnie, lecz wynika z innej podstawy i ma inny zakres.

Czy możemy wdrożyć AI bez wysyłania czegokolwiek na zewnątrz?

Tak, przy modelu uruchomionym w Twojej infrastrukturze lub w chmurze prywatnej. Jest to droższe w utrzymaniu i zwykle oznacza mniejszy model niż największe dostępne komercyjnie, więc ma sens tam, gdzie wymóg jest twardy — na przykład przy danych objętych tajemnicą zawodową. Dla większości procesów biurowych korzystniejsze okazuje się ograniczenie tego, co w ogóle trafia do modelu.

Co się dzieje z danymi po zakończeniu projektu?

Zasadą jest, że dane powierzone do przetwarzania wracają do Ciebie albo są usuwane po zakończeniu prac. Nie obejmuje to dokumentacji, którą trzeba zachować z innych tytułów — rozliczeniowych albo na potrzeby obrony przed roszczeniami — bo jej zakres i okres przechowywania wynikają z przepisów, a nie z naszej decyzji. Konkretne terminy i sposób potwierdzenia usunięcia reguluje umowa powierzenia, bo to ona jest egzekwowalna, a nie deklaracja na stronie.

Ta strona opisuje podejście techniczne i organizacyjne, a nie stanowi porady prawnej. Wiążące dla konkretnego projektu są zapisy umowy i umowy powierzenia przetwarzania.