Automatyzacja księgowości

Dlaczego księgowość jest dobrym kandydatem — i gdzie leży granica

Większość pracy w księgowości to nie księgowanie, tylko wszystko przed nim: wyłowienie faktur z maili i portali, przepisanie danych, ustalenie, czego dotyczy dokument i do jakiego konta czy projektu go przypisać, dopasowanie płatności, upominanie się o brakujące dokumenty. To praca powtarzalna, oparta na dokumentach i tekście — czyli dokładnie ten profil, który automatyzuje się najlepiej.

Granica też jest wyraźna: model AI podaje wynik prawdopodobny, a księgi wymagają wyniku pewnego. Dlatego w projektach, które prowadzimy, system nigdy nie księguje samodzielnie — przygotowuje propozycję, a zatwierdza ją osoba, u której zostaje odpowiedzialność zawodowa. To nie jest ostrożność na pokaz: kontrola człowieka zmniejsza ryzyko cichego błędu w księgach. W pilotażu mierzymy trafność propozycji i czas potrzebny na ich sprawdzenie, żeby ocenić wartość automatyzacji.

Co konkretnie automatyzujemy

• Wpływ dokumentów. Zebranie faktur z maili, portali dostawców i skanów w jeden rejestr, z rozpoznaniem duplikatów. Najmniej efektowny etap i najczęstsze źródło chaosu — dlatego zwykle pierwszy.
• Odczyt i dekretacja do zatwierdzenia. Odczyt danych z dokumentu — również w układach widzianych pierwszy raz — i propozycja księgowania na podstawie historii podobnych dokumentów: konto, projekt, miejsce powstawania kosztów (MPK), VAT. Księgowa zatwierdza, poprawia albo odrzuca; korekty są rejestrowane i wykorzystywane przy okresowym poprawianiu systemu — to na ich podstawie poprawia się trafność propozycji.
• Uzgadnianie płatności. Dopasowanie wyciągów do faktur, z listą wyjątków do wyjaśnienia — zamiast ręcznego przeszukiwania dwóch list. Automatyzuje się dobrze, bo dopasowania pewne są jednoznaczne, a wszystko niejednoznaczne trafia na listę wyjątków do zatwierdzenia — nie od razu do ksiąg.
• Obieg akceptacji. Skierowanie dokumentu do właściwej osoby, przypomnienia i pilnowanie, żeby nic nie utknęło — z historią, kto co zatwierdził i kiedy.
• Kompletność na zamknięcie. Lista dokumentów, których brakuje do zamknięcia miesiąca, i przygotowana korespondencja z prośbą o nie — zamiast przypominania sobie w ostatnim tygodniu.

Faktury ustrukturyzowane z KSeF zmieniają proporcje tej pracy: dokument przychodzi w formie, którą system odczyta bez przepisywania, więc odczyt ze skanu znika, a wartość koncentruje się w dekretacji, uzgodnieniach i obiegu akceptacji. Rzadziej spotykane dokumenty spoza KSeF, takie jak faktury zagraniczne, paragony i umowy, nadal trzeba odczytywać.

Czego nie obiecujemy

• Księgowania bez człowieka. System odczytuje, dekretuje i uzgadnia, ale propozycję zatwierdza osoba, u której zostaje odpowiedzialność zawodowa i podpis. To nie jest ograniczenie tymczasowe, tylko właściwy podział ról: model AI podaje wynik prawdopodobny, a księgi wymagają wyniku pewnego.
• Pracy bez nadzoru od pierwszego dnia. Każdy etap — od dekretacji po korespondencję o brakujące dokumenty — startuje w trybie, w którym człowiek zatwierdza każdy wynik. Decyzję o poluzowaniu nadzoru podejmuje się na podstawie danych z pilotażu, nie z założenia przyjętego w ofercie.
• Automatyzacji, która się nie opłaca. Jeżeli dokumentów jest na tyle mało, że oszczędność nie pokryje utrzymania systemu, mówimy to wprost w pierwszej fazie. Komplet warunków, przy których odradzamy projekt, zebraliśmy na stronie czego nie robimy.

Co dzieje się z danymi księgowymi

Dokumenty księgowe to dane finansowe firmy i dane osobowe kontrahentów, a listy płac mogą zawierać także dane szczególnie chronione — na przykład o zdrowiu czy składkach związkowych. Zanim jakikolwiek dokument trafi do modelu AI, trzeba rozstrzygnąć, które dane w ogóle opuszczają firmę, dokąd trafiają i na jakiej podstawie — od wyboru dostawcy i regionu przetwarzania po ograniczenie zakresu do minimum potrzebnego w danym kroku. Jak do tego podchodzimy i o co pytać każdego dostawcę, opisaliśmy na stronie bezpieczeństwo i RODO.

Jak pracujemy

Tak samo jak w każdym wdrożeniu: wybieramy jeden proces i przed startem mierzymy jeden wskaźnik, na przykład minuty od wpływu faktury do zaksięgowania. Potem robimy możliwie mały pilotaż, w którym człowiek zatwierdza każdy wynik. Przed przełączeniem system przez pewien czas działa równolegle z dotychczasowym sposobem pracy. Pełny przebieg opisuje metodyka wdrożenia, a cały zakres usługi — od audytu procesów po utrzymanie — strona wdrożenie AI w firmie. Pięć warunków, które musi spełnić proces nadający się do automatyzacji, opisaliśmy przy automatyzacji AI — procesy księgowe spełniają je częściej niż większość, bo powtarzają się co miesiąc i mają dane w formie dokumentów.

Ile to kosztuje

O koszcie decyduje liczba źródeł, z których przychodzą dokumenty, system księgowy i wymagana wiarygodność dekretacji, czyli jak rzadko propozycja księgowania może zawierać błąd — nie liczba dokumentów sama w sobie. Firma z jednym kanałem wpływu i jednym systemem to skala tygodni; pięć skrzynek, papier i dwa systemy to inny projekt. Wszystkie składniki, łącznie z utrzymaniem, rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie AI.

Najczęstsze pytania

Czy AI może samodzielnie księgować dokumenty?

Przygotować księgowanie — tak; odpowiadać za nie — nie. System odczytuje dokument, proponuje dekretację na podstawie historii podobnych dokumentów i przekazuje ją do zatwierdzenia. Odpowiedzialność zawodowa i podpis zostają u księgowej lub księgowego — i to nie jest ograniczenie tymczasowe, tylko właściwy podział ról: model AI podaje wynik prawdopodobny, a księgi wymagają wyniku pewnego. Wartość polega na tym, że zatwierdzenie gotowej propozycji trwa sekundy, a ręczne przepisanie i dekretacja — minuty.

Czy to zadziała z naszym systemem księgowym?

To pytanie rozstrzyga audyt na początku projektu. Sprawdzamy, czy dostępne API (interfejs, przez który inne programy łączą się z systemem) albo import plików pozwalają obsłużyć dane i wykonać czynności potrzebne w wybranym procesie. Na tej podstawie potwierdzamy wykonalność, zakres i koszt integracji, a także to, czy wystarczy gotowa funkcja systemu. Polskie systemy księgowe różnią się tu znacząco — od pełnych API po sam import plików — a koszt integracji może przesądzić o tym, czy projekt się opłaca. Ważniejsze od systemu bywa to, którędy dokumenty do niego trafiają: skrzynka mailowa, papier, portal — bo to ten odcinek automatyzujemy najpierw.

Co zmienia KSeF w automatyzacji księgowości?

Zmienia układ projektu na korzyść automatyzacji. Faktury ustrukturyzowanej z KSeF nie trzeba odczytywać ze skanu: dane przychodzą od razu w formie, którą system odczyta bez przepisywania, więc znika najbardziej zawodny etap. Wartość przesuwa się na dalsze kroki: dekretację, przypisanie do projektów i miejsc powstawania kosztów (MPK), uzgodnienia i obieg akceptacji. Zostają jednak rzadziej spotykane dokumenty spoza KSeF, takie jak faktury zagraniczne, paragony i umowy, i przy nich odczyt dokumentów nadal jest potrzebny.

Ile kosztuje automatyzacja księgowości?

O koszcie decyduje liczba źródeł, z których przychodzą dokumenty, system księgowy i wymagana wiarygodność dekretacji, czyli jak rzadko propozycja księgowania może zawierać błąd. Firma, w której faktury wpływają jednym kanałem do jednego systemu, to inny projekt niż firma z pięcioma skrzynkami, papierem i dwoma systemami. Osobną pozycją jest utrzymanie: opłaty od liczby dokumentów i okresowe testy po zmianach wersji modeli. Wszystkie składniki rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie AI.

Czy biuro rachunkowe też może to wdrożyć?

Tak — i biura są tu często lepszym kandydatem niż pojedyncza firma, bo ten sam proces powtarza się u nich na dziesiątkach klientów, więc koszt integracji rozkłada się na więcej dokumentów. Różnica dotyczy danych: biuro przetwarza dokumenty w imieniu klientów, więc udział dostawcy modelu w przetwarzaniu trzeba uporządkować również w relacji biuro–klient. To temat do rozstrzygnięcia przed projektem, nie po nim.