Portal Informacyjny Sądów Powszechnych: jak zautomatyzować monitoring spraw (i czego nie da się zautomatyzować)

Opublikowano:

Co Portal Informacyjny Sądów Powszechnych pokazuje pełnomocnikowi, co asystent AI może sprawdzać przez konektor na koncie kancelarii, a co — odbiór doręczeń, składanie pism — zostaje czynnością człowieka.

Większość pełnomocników zaczyna dzień od tego samego: logowanie do Portalu Informacyjnego, lista spraw, klikanie w każdą po kolei, żeby sprawdzić, czy nie pojawiło się nowe pismo, nowa czynność albo termin. Przy kilkudziesięciu sprawach to kwadrans, przy kilkuset — spora część etatu. Portal wysyła wprawdzie powiadomienia e-mail, ale powiadomienie mówi, że „coś się zmieniło”, nie co, i ląduje w skrzynce obok stu innych wiadomości. Pytanie, czy da się to zautomatyzować, ma dwie odpowiedzi: sprawdzanie — tak, a rozporządzenie o portalu wymienia zewnętrzne aplikacje korzystające z API jako jedną z dróg dostępu; czynności o skutkach procesowych — nie, i to celowo.

Ten tekst jest dla kancelarii, które chcą wiedzieć, gdzie przebiega ta granica, zanim ktoś sprzeda im „automatyczny portal”. Fakty o portalu i doręczeniach podajemy ze stanem na 14 września 2026 r., z listą źródeł na końcu. Opis strony technicznej i organizacyjnej — nie porada prawna: to, jak kancelaria korzysta ze swojego konta i jak liczy terminy, rozstrzyga ona sama.

Co portal faktycznie pokazuje — i na jakiej podstawie

Portal Informacyjny Sądów Powszechnych prowadzi Minister Sprawiedliwości, a czynności związane z jego utrzymaniem powierzono Sądowi Apelacyjnemu we Wrocławiu; podstawą jest art. 53e Prawa o ustroju sądów powszechnych, a warunki techniczne, tryb zakładania kont i sposób udostępniania spraw określa rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 lutego 2026 r. (Dz.U. poz. 216), obowiązujące od 1 marca 2026 r. i zastępujące rozporządzenie z 12 marca 2024 r. Według komunikatu Ministerstwa z 2 marca 2026 r. z portalu korzysta ponad 483 tys. obywateli, 65 tys. pełnomocników zawodowych i 13 tys. użytkowników instytucjonalnych, a sprawy otwierane są około 9 mln razy miesięcznie.

Zarejestrowany użytkownik z nadanym dostępem do sprawy widzi w niej:

Co widzisz w portalu Co to znaczy dla automatyzacji
Stan sprawy — etap postępowania Jedna wartość do porównania z wczorajszą
Czynności sądu z datą i osobą odpowiedzialną Lista, na której da się wykryć nowy wpis
Wyznaczone terminy posiedzeń Dane do kalendarza, z przypomnieniem
Dokumenty wytworzone przez sąd: pisma wychodzące, wyroki, postanowienia, uzasadnienia, protokoły Nowy plik do pobrania, streszczenia i podpięcia pod sprawę
Protokół elektroniczny z odsłuchem Materiał do transkrypcji po stronie kancelarii
Doręczenia w module „Moje doręczenia” (pełnomocnicy zawodowi) Sygnał do człowieka — nie do automatu

Dwie rzeczy portal robi sam, o czym warto wiedzieć przed projektem. Po pierwsze, wysyła powiadomienia e-mail o zmianach w sprawach — to gotowy, choć ubogi, sygnał „sprawdź”. Po drugie, oferuje usługę automatycznego rozpoznania mowy na tekst dla protokołu elektronicznego; regulamin zastrzega, że taki zapis nie stanowi transkrypcji w rozumieniu KPC i że wniosek może zostać odrzucony ze względu na niską jakość rozpoznania. Innymi słowy: sąd daje surowy zapis, ale transkrypcję, na której kancelaria będzie pracować, robi kancelaria.

Co pełnomocnik sprawdza ręcznie każdego dnia

Rozpisane na czynności, codzienny przegląd wygląda tak:

  • otwarcie każdej aktywnej sprawy i porównanie listy czynności z tym, co było wczoraj;
  • sprawdzenie modułu doręczeń: czy przyszło nowe pismo i ile dni zostało do skutku doręczenia;
  • przepisanie nowych terminów posiedzeń do kalendarza kancelarii i do kalendarzy prawników;
  • pobranie nowych dokumentów sądu i podpięcie ich pod sprawę w programie kancelaryjnym;
  • przekazanie informacji klientowi i prawnikowi prowadzącemu, zwykle mailem albo w rozmowie.

Pierwsze cztery punkty to porównywanie, przepisywanie i pobieranie — praca, która ma wszystkie cechy dobrego kandydata do automatyzacji: powtarzalna, oparta na danych, które już istnieją w formie maszynowej, z regułą, którą da się spisać, i z pomyłką, którą widać od razu. Piąty — informacja dla klienta — zostaje po stronie prawnika: asystent przygotuje projekt wiadomości, ale jej nie wyśle. A w drugim punkcie kryje się czynność, która wygląda podobnie, a jest czymś zupełnie innym — odbiór doręczonego pisma, o czym niżej.

Co może sprawdzać asystent przez konektor

Konektor to oprogramowanie, które w imieniu użytkownika konta odczytuje z portalu to, co ten użytkownik widzi, i przekazuje dalej — do asystenta AI, kalendarza, programu kancelaryjnego. Rozporządzenie z 20 lutego 2026 r. wymienia wśród warunków technicznych korzystania z portalu „przeglądarkę internetową w aktualnej wersji lub aplikację dostawców trzecich korzystającą z interfejsu programistycznego aplikacji (API) portalu informacyjnego” — rozporządzenie wymienia więc zewnętrzne oprogramowanie jako techniczną drogę dostępu, a samorząd adwokacki już przy zmianie modelu kont 30 czerwca 2025 r. informował o konfiguracji API pozwalającej pobierać do systemów kancelarii wyłącznie sprawy zawodowe. Istnieją też komercyjne konektory do programów kancelaryjnych. Zakres tego dostępu, sposób jego uzyskania i zgodność konkretnego rozwiązania z regulaminem ustala operator portalu i sprawdza kancelaria — to nie jest ocena prawna z naszej strony.

Nasz serwer MCP dla Portalu Informacyjnego robi to samo, tylko wystawia dane asystentowi AI, a nie jednemu programowi — i wdrażamy go wyłącznie jako element wdrożenia AI w kancelarii, nie jako osobny produkt. Na koncie kancelarii asystent może:

  • porównać stan każdej sprawy z poprzednim odczytem i zgłosić tylko różnice — nową czynność, nowy dokument, nowy termin;
  • streścić nowy dokument sądu ze wskazaniem, czego dotyczy i jakie terminy z niego wynikają, do sprawdzenia przez prawnika;
  • wpisać termin posiedzenia do kalendarza i ustawić przypomnienie, zgodnie z regułami kancelarii;
  • policzyć, ile dni zostało do skutku doręczenia nieodebranego pisma — według reguł zatwierdzonych przez pełnomocnika, który potwierdza datę — i przypominać codziennie;
  • przygotować projekt informacji dla klienta o zmianie w sprawie — do zatwierdzenia, nie do wysłania.

Wspólna zasada: konektor czyta i sygnalizuje. Nie pobiera hurtowo spraw, do których kancelaria nie potrzebuje dostępu, działa w zakresie i tempie, jakie odpowiada pracy człowieka, a każde odczytane dane pozostają w infrastrukturze kancelarii albo u wybranego przez nią dostawcy z UE. Które procesy w kancelarii w ogóle nadają się do takiej automatyzacji, opisujemy na stronie o automatyzacji AI w firmie; portal jest z nich najprostszym, bo dane przychodzą już uporządkowane.

Czego zautomatyzować się nie da — i nie powinno

  • Odbioru doręczeń. Od 14 marca 2024 r. w postępowaniu cywilnym sąd doręcza pisma pełnomocnikom zawodowym przez portal, gdy doręczenie przez system teleinformatyczny nie jest możliwe (art. 131¹a KPC i rozporządzenie z 12 marca 2024 r., Dz.U. poz. 368) — z wyjątkami dla pism doręczanych z odpisami pism stron, których sąd nie ma w postaci elektronicznej, i poza przypadkami, w których przewodniczący zarządzi inaczej. Data odbioru jest rejestrowana, gdy użytkownik użyje funkcji „Odbierz”; nieodebrane pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach od umieszczenia, a termin kończący się w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przesuwa się na następny dzień roboczy. Odbiór wywołuje skutki procesowe i bywa decyzją — którego dnia rozpocząć bieg terminu — więc zostaje kliknięciem człowieka. Asystent przypomina i liczy dni według reguł zatwierdzonych przez pełnomocnika; datę ustala pełnomocnik, nie automat.
  • Składania pism. Elektroniczne biuro podawcze, uruchomione 1 marca 2026 r., pozwala pełnomocnikom składać przez portal określone pisma — apelacje, zażalenia, wnioski o rozprawę zdalną, wnioski o klauzulę wykonalności. Złożenie pisma jest czynnością pełnomocnika i tak zostaje; asystent może sprawdzić kompletność załączników i przygotować listę kontrolną, a treść, ocena prawna, podpis i złożenie zostają po stronie pełnomocnika.
  • Oceny prawnej. Streszczenie postanowienia to nie ocena, co z niego wynika dla strategii w sprawie. Model wskazuje, prawnik rozstrzyga.
  • Wspólnego konta „dla robota”. Regulamin portalu pozwala korzystać wyłącznie z kont utworzonych dla danego użytkownika, a udostępnianie danych do logowania i korzystanie z cudzych kont uznaje za rażące naruszenie. Automatyzacja działa więc na koncie i w zakresie konkretnego użytkownika, nie na koncie założonym po to, żeby „widziało wszystko”.

Konto, dostęp i bezpieczeństwo

Właścicielem konta i wszystkich dostępów pozostaje kancelaria. Od 30 czerwca 2025 r. portal prowadzi jedno konto na osobę, identyfikowane numerem PESEL, z profilami rozdzielającymi aktywność zawodową od prywatnej; logowanie jest możliwe m.in. przez login.gov.pl i mObywatel. Pełnomocnik zawodowy tworzy dla pracowników profile zależne o ograniczonych uprawnieniach i sam decyduje o ich zakresie — i to jest naturalne miejsce na dostęp dla automatyzacji: profil z dostępem wyłącznie do spraw, które mają być monitorowane, odbierany jednym kliknięciem, gdy przestaje być potrzebny.

Cztery reguły, które przyjmujemy przy każdym wdrożeniu:

  • dane do logowania nie są nikomu przekazywane ani zapisywane w narzędziu poza kancelarią — konektor działa w infrastrukturze kancelarii albo u dostawcy, którego kancelaria sama wybrała;
  • zakres odczytu jest ograniczony do spraw wskazanych przez kancelarię i logowany, tak żeby dało się odtworzyć, co i kiedy odczytano;
  • dokumenty z portalu trafiają do modelu językowego w minimalnym zakresie potrzebnym do streszczenia, a na podstawie prawnej kancelarii — to ona przetwarza dane stron i świadków;
  • warunki dostępu do API i regulamin sprawdzamy na początku projektu, bo operator portalu je zmienia, a projekt musi zakładać, że zmieni je znowu.

Materiał dowodowy i nagrania — ten sam wzorzec

Portal jest najprostszym przypadkiem szerszej zasady: AI w kancelarii zaczyna się od materiału, który kancelaria już ma i dziś czyta w całości. Akta, umowy, nagrania z rozpraw i spotkań, protokoły elektroniczne pobrane z portalu — wszystko to da się przeczytać, przesłuchać i uporządkować tak, żeby każde ustalenie wskazywało stronę albo minutę źródła, a prawnik sprawdzał, klikając, zamiast czytać od nowa. Jak wygląda analiza dokumentów, transkrypcja z rozdzieleniem mówiących i mapy informacji w sprawie — oraz czego w tym nie obiecujemy — opisaliśmy na stronie o AI dla prawników i kancelarii.

Od czego zacząć

Policz, ile spraw kancelaria sprawdza w portalu codziennie i ile czasu to zajmuje w tygodniu — to jest liczba przed startem, do której porównasz efekt. Jeżeli wychodzi kilka godzin tygodniowo na osobę, monitoring portalu jest dobrym pierwszym projektem: dane są uporządkowane, reguła prosta, a pomyłkę widać od razu. Jeżeli wychodzi kwadrans, zacznij gdzie indziej — na przykład od akt jednej kategorii spraw. Napisz, jak wygląda Wasz poranny przegląd; odpowiemy, od którego kroku zaczęlibyśmy — również wtedy, gdy odpowiedź brzmi „jeszcze nie warto”.

Źródła i stan na 14 września 2026 roku

Najczęstsze pytania

Czy Portal Informacyjny przewiduje dostęp z zewnętrznego oprogramowania?

Technicznie tak. Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20 lutego 2026 r. w sprawie portalu informacyjnego wymienia wśród warunków technicznych korzystania z portalu, obok przeglądarki, aplikację dostawców trzecich korzystającą z interfejsu programistycznego (API) portalu. Granice wyznacza regulamin: użytkownik korzysta wyłącznie z kont utworzonych dla niego, udostępnianie danych do logowania i korzystanie z cudzych kont jest zabronione, a portal jest monitorowany pod kątem działań destabilizujących jego pracę. Automatyzacja działa więc na koncie kancelarii, w zakresie, jaki widzi ten użytkownik, i to kancelaria odpowiada za sposób korzystania z konta. Zakres dostępu przez API, sposób jego uzyskania i zgodność konkretnego rozwiązania z regulaminem ustala operator portalu i sprawdza kancelaria — to opis strony technicznej, nie ocena prawna.

Co dokładnie widać w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych?

Stan sprawy, czyli etap postępowania; czynności sądu z datami i osobą odpowiedzialną; wyznaczone terminy posiedzeń; dokumenty wytworzone przez sąd w postaci elektronicznej — pisma wychodzące, wyroki, postanowienia, uzasadnienia, protokoły; dane o postępowaniu w niższej instancji; protokół elektroniczny z możliwością odsłuchu; a dla pełnomocników zawodowych także doręczenia w module Moje doręczenia i, od 1 marca 2026 r., elektroniczne biuro podawcze. Portal wysyła też powiadomienia e-mail o zmianach w sprawach i nowych sprawach na liście. Nie widać w nim pism strony przeciwnej złożonych papierowo, dopóki sąd ich nie zeskanuje, ani niczego spoza spraw, do których użytkownik ma nadany dostęp.

Czy asystent AI może odbierać doręczenia z portalu?

Nie i nie powinien. Od 14 marca 2024 r. w postępowaniu cywilnym sąd doręcza pisma pełnomocnikom zawodowym przez portal, gdy doręczenie przez system teleinformatyczny nie jest możliwe (art. 131¹a § 1 KPC) — z wyjątkiem pism doręczanych wraz z odpisami pism stron lub innymi dokumentami spoza sądu, których sąd nie ma w postaci elektronicznej, i poza przypadkami, w których przewodniczący zarządzi inaczej. Pismo trafia do modułu Moje doręczenia, a data odbioru jest rejestrowana w chwili, gdy użytkownik użyje funkcji Odbierz; jeżeli pisma nie odebrano, doręczenie uznaje się za skuteczne po upływie 14 dni od umieszczenia pisma, przy czym termin kończący się w sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przesuwa się na następny dzień roboczy. Odbiór jest więc czynnością o skutkach procesowych i decyzją pełnomocnika — na przykład o tym, którego dnia rozpocząć bieg terminu. Asystent może wykryć nowe doręczenie, przypomnieć o nim i policzyć dni według reguł, które zatwierdził pełnomocnik; datę skutku doręczenia i wynikający z niej termin ustala pełnomocnik, a kliknięcie zostaje po stronie człowieka.

Czy portal ma API dla systemów kancelaryjnych?

Tak — od 30 czerwca 2025 r., wraz ze zmianą modelu kont na jedno konto z profilami, samorząd adwokacki informował o konfiguracji API pozwalającej pobierać do wewnętrznych systemów kancelarii wyłącznie sprawy zawodowe, bez ręcznego odsiewania spraw prywatnych, a rozporządzenie z 20 lutego 2026 r. wprost wymienia aplikacje dostawców trzecich korzystające z API portalu. Istnieją też komercyjne konektory do programów kancelaryjnych. Zasady uzyskania dostępu, jego zakres i ograniczenia ustala operator portalu i mogą się zmieniać — dlatego traktujemy je jako element do potwierdzenia na początku wdrożenia, nie jako założenie.

Czy integracja z portalem jest dostępna jako osobny program?

Nie. Nasz serwer MCP dla Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych wdrażamy wyłącznie jako element wdrożenia AI w kancelarii. Sama lista zmian w sprawach ma niewielką wartość; wartość powstaje, gdy ta lista trafia do asystenta, kalendarza i obiegu dokumentów, które konfigurujemy i testujemy razem z kancelarią, z ustalonym wcześniej zakresem danych i nadzorem prawnika. Integracja działa na koncie kancelarii, widzi to, co widzi zalogowany użytkownik, nie pobiera danych hurtowo i nie wykonuje czynności procesowych.