AI dla prawników i kancelarii

Dlaczego AI w kancelarii zaczyna się od akt, nie od „prawnika AI”

Kancelariom AI oferuje się od strony efektownej: chatbot odpowiadający klientom, „AI, która pisze pisma”, narzędzie, które „przewidzi wyrok”. Wspólny problem tych projektów jest taki, że ich wynik trudno sprawdzić — a w pracy prawnika wynik, którego nie da się zweryfikować w kilka minut, nie oszczędza czasu, tylko go przesuwa na późniejsze poprawianie. Wdrażaliśmy AI w kancelariach i widzieliśmy, gdzie czas faktycznie ginie.

Ginie w czytaniu. W sprawie z kilkoma tomami akt trzeba ustalić, kto co kiedy powiedział i gdzie dokumenty sobie przeczą; nagranie z trzygodzinnego spotkania trzeba przesłuchać, żeby wyjąć z niego trzy zdania; w portalu sądowym trzeba codziennie kliknąć w każdą sprawę, żeby sprawdzić, czy nie pojawiło się nowe pismo albo termin. To procesy oparte na tekście i dźwięku, które kancelaria już legalnie posiada, z regułami, które da się spisać, i z wynikiem, który prawnik weryfikuje, klikając w źródło.

Dlatego dobry pierwszy projekt AI w kancelarii wygląda mało spektakularnie: nie udziela porad, nie pisze do sądu i nie rozmawia z klientem. Przygotowuje materiał, od którego prawnik zaczyna — i robi to w sposób, który da się sprawdzić.

Co konkretnie wdrażamy w kancelariach prawnych

• Analiza dokumentów i materiału dowodowego. Odczyt, klasyfikacja i powiązanie dużych zbiorów pism, umów i akt: wyciągnięcie faktów, dat, kwot i osób, wskazanie miejsc, w których dokumenty sobie przeczą, oraz streszczenia, w których każde zdanie odsyła do strony źródłowej. Model proponuje, prawnik sprawdza i decyduje — a sprawdzenie polega na kliknięciu w stronę akt, nie na ponownej lekturze tomu.
• Transkrypcja i analiza nagrań. Transkrypcja rozpraw, spotkań z klientami i nagrań z akt sprawy, z rozdzieleniem i oznaczeniem mówiących. Przy materiale wideo z akt system pracuje na oznaczeniach, które nadaje prawnik — kto jest kim w pierwszych minutach — i grupuje fragmenty tego nagrania według tych oznaczeń, przygotowując wycinki z kodem czasowym do sprawdzenia przez prawnika i do pism procesowych. To wsparcie przeglądu materiału, który kancelaria już legalnie posiada, na jej podstawie prawnej: system nie ustala niczyjej tożsamości, nie porównuje nikogo z zewnętrznymi źródłami, nie tworzy wzorców biometrycznych do ponownego użycia i nie jest usługą rozpoznawania twarzy.
• Mapy informacji dla dokumentacji procesowej. Ustrukturyzowana mapa faktów, osób, dokumentów i dat w sprawie wraz z relacjami między nimi — tak, żeby po sprawie dało się nawigować, zamiast czytać ją od nowa przed każdym pismem. Mapa jest budowana z akt, każdy węzeł wskazuje źródło, a całość eksportuje się do systemu, w którym kancelaria prowadzi dokumenty.
• Serwer MCP dla Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych. Nasze rozwiązanie, wdrażane wyłącznie jako element wdrożenia AI w kancelarii — nie jako osobny produkt. Łączy asystentów i automatyzacje kancelarii z portalem przez konto kancelarii: stan spraw, nowe dokumenty, terminy rozpraw i posiedzeń trafiają do asystenta, kalendarza i obiegu dokumentów bez codziennego klikania w każdą sprawę. Integracja tylko czyta: widzi dokładnie to, co widzi użytkownik konta, nie pobiera danych hurtowo, nie odbiera doręczeń ani nie składa pism, a właścicielem konta i dostępów pozostaje kancelaria. Co portal udostępnia, a czego zautomatyzować się nie da, opisaliśmy w tekście o automatyzacji monitoringu spraw w Portalu Informacyjnym.
• Pisma z cytatami z własnych precedensów. Projekty pism, które cytują wcześniejsze pisma, opinie i orzeczenia z archiwum kancelarii — ze wskazaniem, skąd pochodzi każdy argument — zamiast asystenta, który „wie wszystko” i nie umie powiedzieć skąd.
• Kwalifikacja zapytań, terminy i anonimizacja. Wstępne uporządkowanie zapytań od klientów przed rozmową z prawnikiem; automatyczne wpisy do kalendarza z terminami z pism i portalu, z przypomnieniami; oraz anonimizacja dokumentów, zanim cokolwiek opuści kancelarię — do modelu trafia tylko to, co jest potrzebne w danym kroku.

Wspólny mianownik: prawnik zatwierdza wynik, system przygotowuje. Które procesy w ogóle nadają się do takiej automatyzacji — pięć warunków, które musi spełnić dobry kandydat — opisaliśmy na stronie automatyzacji AI; w kancelarii te warunki sprawdza się dokładnie tak samo, tylko z ostrzejszym wymogiem sprawdzalności.

Dane, RODO i AI Act

Akta, nagrania i wideo to dane osobowe stron, świadków i osób trzecich — często szczególnych kategorii. Kancelaria przetwarza je na własnej podstawie prawnej: to ona ustala podstawę z art. 6 RODO, a gdy w materiale są dane szczególnych kategorii, warunek z art. 9 ust. 2 — w sporach zwykle jest nim ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (lit. f). My tej podstawy nie oceniamy; budujemy zgodnie z rozstrzygnięciem kancelarii i jej inspektora ochrony danych. Dane zostają w infrastrukturze kancelarii albo u dostawcy z regionem przetwarzania w UE, którego kancelaria sama wybierze, z wyłączonym trenowaniem i umową powierzenia; do modelu trafia minimum potrzebne w danym kroku, po anonimizacji tam, gdzie to możliwe.

Które obowiązki z AI Act dotyczą danego narzędzia, zależy od roli kancelarii, przeznaczenia systemu i kategorii ryzyka: informowanie, że rozmawia się z systemem (art. 50, gdy system wchodzi w interakcję z ludźmi), nadzór człowieka (art. 14 dla systemów wysokiego ryzyka), zakaz praktyk zabronionych (art. 5). Traktujemy je jako decyzje kancelarii, do których budujemy: rejestr systemów, logi, tryb z zatwierdzaniem. Zatwierdzanie każdego wyniku przez prawnika jest naszą zasadą wdrożeniową niezależnie od tego, czy przepis go wymaga. Klasyfikacja systemu i ocena skutków to rozstrzygnięcia prawnika lub inspektora, nie nasze — granicę opisujemy na stronie o technicznym sprincie zgodności z AI Act.

Czego nie obiecujemy

• Porad prawnych. Ani my, ani system, który wdrażamy. AI przygotowuje materiał — ustalenia ze źródłem, streszczenia, projekty — a ocena prawna, strategia i podpis należą do prawnika. Narzędzie, które „doradza”, jest narzędziem, za którego błąd nikt nie odpowiada.
• Automatycznego składania pism ani odbierania doręczeń. Integracja z portalem sądowym czyta i sygnalizuje. Odbiór pisma w portalu wywołuje skutki procesowe, a złożenie pisma jest czynnością pełnomocnika — obie zostają czynnościami człowieka, świadomie wykonanymi.
• „AI wygrywa sprawy”. Nie budujemy narzędzi przewidujących wyroki ani oceniających wiarygodność świadków. Oferta, która to obiecuje, obiecuje statystykę w miejsce odpowiedzialności.
• Produktów do nadzoru biometrycznego. Nie budujemy zdalnej identyfikacji biometrycznej, rozpoznawania twarzy jako usługi ani systemów wnioskujących o emocjach lub cechach osób. Analiza nagrań, którą wdrażamy, wspiera przegląd materiału, który kancelaria już posiada, na oznaczeniach nadanych przez prawnika — i na tym się kończy.

Jak pracujemy

Tak samo jak w każdym wdrożeniu: jeden proces, zmierzona liczba przed startem — na przykład godziny od otrzymania akt do gotowego streszczenia z odnośnikami — najwęższy możliwy pilotaż i praca równoległa przed przełączeniem. Najpierw system przygotowuje, prawnik zatwierdza każdy wynik. Pełny przebieg — cztery fazy i to, co dostajesz na końcu każdej z nich — opisuje metodyka wdrożenia, a cały zakres usługi, od audytu procesów po utrzymanie, strona wdrożenie AI w firmie.

Osobnym tematem, który w kancelarii wraca w każdej rozmowie, są dane: tajemnica zawodowa, materiał dowodowy, nagrania. Gdzie trafiają dane w integracji z modelem i o co pytać każdego dostawcę, opisaliśmy na stronie bezpieczeństwo i RODO; pełną listę projektów, których nie przyjmujemy, na stronie czego nie robimy.

Ile to kosztuje

O koszcie decydują trzy rzeczy: liczba systemów do połączenia, stan i objętość materiału oraz wymagany poziom pewności. Liczba prawników ma mniejsze znaczenie — liczy się to, czy akta są cyfrowe i uporządkowane, czy trafiają do skanera przy każdej sprawie od nowa. Zakres i cenę ustalamy po pierwszej rozmowie; wszystkie składniki, łącznie z utrzymaniem, rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie AI.

Najczęstsze pytania

Od czego zacząć wdrożenie AI w małej kancelarii?

Od jednego rodzaju materiału, który już masz i który dziś czytasz w całości: akt jednej kategorii spraw, nagrań ze spotkań z klientami albo codziennego przeglądu portalu sądowego. Dobry pierwszy projekt ma mierzalną liczbę przed startem — godziny na przygotowanie streszczenia akt, liczba spraw sprawdzanych ręcznie w portalu — i wynik, który prawnik może zweryfikować w kilka minut, bo każde zdanie wskazuje stronę źródłową. Nie zaczynamy od asystenta, który „odpowiada na wszystko”; zaczynamy od procesu, w którym pomyłkę widać od razu.

Co dzieje się z danymi klientów i materiałem dowodowym?

Zostają tam, gdzie zdecyduje kancelaria: w jej infrastrukturze albo u dostawcy z regionem przetwarzania w Unii Europejskiej, z wyłączonym trenowaniem na danych i z umową powierzenia. Dane osobowe w aktach, nagraniach i wideo kancelaria przetwarza na własnej podstawie prawnej — w sporach zwykle jest nią ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, a dla danych szczególnych kategorii warunek z art. 9 ust. 2 lit. f RODO — i to kancelaria, nie my, tę podstawę ustala. Przed integracją, nie po niej, rozstrzygamy razem, które dane w ogóle opuszczają kancelarię, w jakim zakresie i po jakiej anonimizacji. Zasady i pytania do każdego dostawcy opisaliśmy na stronie o bezpieczeństwie i RODO.

Czy integracja z Portalem Informacyjnym jest dostępna bez wdrożenia?

Nie. Serwer MCP dla Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych wdrażamy wyłącznie jako element wdrożenia AI w kancelarii — nie sprzedajemy go osobno i nie jako program do samodzielnej instalacji. Powód jest praktyczny: sama integracja daje kancelarii listę zmian w sprawach, a wartość pojawia się dopiero wtedy, gdy ta lista trafia do asystenta, kalendarza i obiegu dokumentów, które razem konfigurujemy i testujemy. Integracja działa na koncie kancelarii i widzi dokładnie to, co widzi zalogowany użytkownik tego konta.

Czego wymaga automatyzacja nagrań z rozpraw i spotkań?

Legalnego nagrania. To, czy nagranie w ogóle mogło powstać — zgoda uczestników spotkania, zgoda sądu na rejestrację, protokół elektroniczny z portalu — jest odpowiedzialnością kancelarii i jej prawników; my pracujemy na materiale, który kancelaria już legalnie posiada. Technicznie potrzebny jest dźwięk w rozsądnej jakości, a przy wideo — kilka minut, w których prawnik oznaczy, kto jest kim. Od tego momentu system rozdziela głosy, grupuje wypowiedzi i fragmenty według oznaczeń nadanych przez prawnika i przygotowuje wycinki z kodem czasowym do jego sprawdzenia. Nie ustala niczyjej tożsamości, nie porównuje nikogo z zewnętrznymi źródłami i nie tworzy wzorców biometrycznych do ponownego użycia.

Jak sprawdzany jest wynik pracy AI?

Tak jak praca aplikanta, tylko szybciej: każde ustalenie, data, cytat i streszczenie wskazuje stronę akt albo minutę nagrania, z której pochodzi, więc weryfikacja polega na kliknięciu w źródło, a nie na ponownym czytaniu całości. W pilotażu prowadzimy pracę równolegle — zespół robi to, co robił dotąd, system przygotowuje swoją wersję — i liczymy, ile ustaleń było poprawnych, jakie błędy się zdarzały i ile kosztowały. Dopiero te liczby decydują, które zadania mogą iść dalej bez zatwierdzania każdego wyniku. W sprawach sądowych odpowiedź na to pytanie brzmi najczęściej: żadne.

Ile kosztuje wdrożenie AI w kancelarii?

O koszcie decydują trzy rzeczy: liczba systemów do połączenia — program do obsługi kancelarii, poczta, kalendarz, repozytorium dokumentów, portal sądowy — stan i objętość materiału oraz wymagany poziom pewności. Liczba prawników ma mniejsze znaczenie niż to, czy akta są cyfrowe i uporządkowane, czy trafiają do skanera przy każdej sprawie od nowa. Osobną pozycją jest utrzymanie: opłaty zależne od liczby operacji i okresowe testy po zmianach wersji modeli. Zakres i cenę ustalamy po pierwszej rozmowie i krótkiej analizie materiału; składniki kosztu rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie AI.