AI dla prawników i kancelarii

Dlaczego AI w kancelarii zaczyna się od akt, nie od „prawnika AI”

Kancelariom AI oferuje się od strony efektownej: chatbot odpowiadający klientom, „AI, która pisze pisma”, narzędzie, które „przewidzi wyrok”. Wspólny problem tych projektów jest taki, że ich wynik trudno sprawdzić — a w pracy prawnika wynik, którego nie da się sprawnie zweryfikować, nie oszczędza czasu, tylko go przesuwa na późniejsze poprawianie. W codziennej pracy kancelarii dobrze widać, gdzie czas faktycznie ginie.

Ginie w czytaniu. W sprawie z kilkoma tomami akt trzeba ustalić, kto co kiedy powiedział i gdzie dokumenty sobie przeczą; nagranie z trzygodzinnego spotkania trzeba przesłuchać, żeby wyjąć z niego trzy zdania; w portalu sądowym trzeba codziennie kliknąć w każdą sprawę, żeby sprawdzić, czy nie pojawiło się nowe pismo albo termin. To procesy oparte na tekście i dźwięku, które kancelaria już legalnie posiada, z regułami, które da się spisać, i z wynikiem, który prawnik może sprawdzić w źródle.

Dlatego pierwszy projekt AI w kancelarii zaczynamy tam, gdzie efekt widać najszybciej: system przygotowuje materiał, od którego prawnik zaczyna pracę — ustalenia, streszczenia i terminy z odnośnikiem do źródła. Ocena prawna, pisma do sądu i rozmowy z klientem zostają w rękach prawnika.

Co konkretnie wdrażamy w kancelariach prawnych

• Analiza dokumentów i materiału dowodowego. Odczyt, klasyfikacja i powiązanie dużych zbiorów pism, umów i akt: wyciągnięcie faktów, dat, kwot i osób, wskazanie miejsc, w których dokumenty sobie przeczą, oraz streszczenia, w których każde zdanie odsyła do strony źródłowej. Model AI proponuje, prawnik sprawdza i decyduje. Odnośnik do strony akt ułatwia weryfikację, ale prawnik nadal sprawdza zgodność ze źródłem, kontekst i to, czy nie pominięto niczego istotnego; ile materiału trzeba przy tym przeczytać, zależy od sprawy.
• Transkrypcja i analiza nagrań. Transkrypcja rozpraw, spotkań z klientami i nagrań z akt sprawy, z rozdzieleniem i oznaczeniem mówiących. Przy materiale wideo z akt system pracuje na oznaczeniach, które nadaje prawnik — kto jest kim w pierwszych minutach — i grupuje fragmenty tego nagrania według tych oznaczeń, przygotowując wycinki ze znacznikiem czasu wskazującym miejsce w nagraniu do sprawdzenia przez prawnika i do pism procesowych. To wsparcie przeglądu materiału, który kancelaria już legalnie posiada, na jej podstawie prawnej: system nie ustala niczyjej tożsamości, nie porównuje nikogo z zewnętrznymi źródłami, nie tworzy wzorców biometrycznych do ponownego użycia i nie jest usługą rozpoznawania twarzy.
• Mapy informacji dla dokumentacji procesowej. Uporządkowana mapa faktów, osób, dokumentów i dat w sprawie, z powiązaniami między nimi. Dzięki niej sprawę można przeglądać bez czytania jej od nowa przed każdym pismem. Mapa powstaje z akt, każdy jej element wskazuje źródło, a całość można wyeksportować do systemu, w którym kancelaria prowadzi dokumenty.
• Automatyczne sprawdzanie spraw w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych. To nasze połączenie z portalem (serwer MCP, czyli program oparty na otwartym standardzie łączenia asystentów AI z systemami), wdrażane wyłącznie jako element wdrożenia AI w kancelarii — nie jako osobny produkt. Łączy asystentów i automatyzacje kancelarii z portalem przez konto kancelarii: stan spraw, nowe dokumenty, terminy rozpraw i posiedzeń trafiają do asystenta, kalendarza i obiegu dokumentów bez codziennego klikania w każdą sprawę. Integracja tylko czyta: widzi dokładnie to, co widzi użytkownik konta, nie pobiera danych hurtowo, nie odbiera doręczeń ani nie składa pism, a właścicielem konta i dostępów pozostaje kancelaria. Co portal udostępnia, a czego zautomatyzować się nie da, opisaliśmy w tekście o automatyzacji monitoringu spraw w Portalu Informacyjnym.
• Pisma z cytatami z własnych precedensów. Projekty pism, które cytują wcześniejsze pisma, opinie i orzeczenia z archiwum kancelarii — ze wskazaniem, skąd pochodzi każdy argument — zamiast asystenta, który „wie wszystko” i nie umie powiedzieć skąd.
• Kwalifikacja zapytań, terminy i anonimizacja. Wstępne uporządkowanie zapytań od klientów przed rozmową z prawnikiem; automatyczne wpisy do kalendarza z terminami z pism i portalu, z przypomnieniami; oraz anonimizacja dokumentów, zanim cokolwiek opuści kancelarię — do modelu trafia tylko to, co jest potrzebne w danym kroku.

Wspólny mianownik: prawnik zatwierdza wynik, system przygotowuje. Które procesy w ogóle nadają się do takiej automatyzacji — pięć warunków, które musi spełnić dobry kandydat — opisaliśmy na stronie automatyzacji AI; w kancelarii te warunki sprawdza się dokładnie tak samo, tylko z ostrzejszym wymogiem sprawdzalności.

Dane, RODO i AI Act

Akta, nagrania i wideo to dane osobowe stron, świadków i osób trzecich — często szczególnych kategorii. Kancelaria przetwarza je na własnej podstawie prawnej: to ona ustala podstawę z art. 6 RODO, a gdy w materiale są dane szczególnych kategorii, warunek z art. 9 ust. 2 — w sporach zwykle jest nim ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (lit. f). Współpracujemy z kancelarią i jej inspektorem ochrony danych: to oni rozstrzygają podstawę prawną, a my budujemy system dokładnie według tego rozstrzygnięcia. Dane zostają w infrastrukturze kancelarii albo u dostawcy z regionem przetwarzania w UE, którego kancelaria sama wybierze, z wyłączonym trenowaniem i umową powierzenia; do modelu trafia minimum potrzebne w danym kroku, po anonimizacji tam, gdzie to możliwe.

Które obowiązki z AI Act dotyczą danego narzędzia, zależy od roli kancelarii, przeznaczenia systemu i kategorii ryzyka: informowanie, że rozmawia się z systemem (art. 50, gdy system wchodzi w interakcję z ludźmi), nadzór człowieka (art. 14 dla systemów wysokiego ryzyka), zakaz praktyk zabronionych (art. 5). Traktujemy je jako decyzje kancelarii, do których budujemy: rejestr systemów, rejestr działań systemu i zatwierdzanie wyników przez prawnika. Takie zatwierdzanie każdego wyniku jest naszą zasadą wdrożeniową niezależnie od tego, czy przepis go wymaga. Klasyfikację systemu i ocenę skutków rozstrzyga prawnik lub inspektor ochrony danych, a my wdrażamy wynikające z nich zabezpieczenia — jak dzielimy tę pracę, opisujemy na stronie o technicznym sprincie zgodności z AI Act.

Co gwarantujemy kancelarii

• Ocena prawna i podpis zostają przy prawniku. System, który wdrażamy, przygotowuje materiał — ustalenia ze źródłem, streszczenia, projekty pism — a ocena prawna, strategia i podpis należą do prawnika. Dzięki temu za każdy wynik odpowiada konkretna osoba, która go sprawdziła.
• Pisma i doręczenia obsługuje pełnomocnik. Integracja z portalem sądowym czyta i sygnalizuje zmiany. Odbiór pisma w portalu wywołuje skutki procesowe, a złożenie pisma jest czynnością pełnomocnika — dlatego obie czynności zawsze wykonuje człowiek, świadomie i w wybranym przez siebie momencie.
• Każdy wynik da się sprawdzić w aktach. Budujemy narzędzia, które wskazują źródło każdego ustalenia, a nie systemy przewidujące wyroki czy oceniające wiarygodność świadków. Prawnik dostaje materiał do własnej oceny, a odpowiedzialność zostaje tam, gdzie powinna być.
• Analiza nagrań bez nadzoru biometrycznego. Analiza nagrań, którą wdrażamy, wspiera przegląd materiału, który kancelaria już posiada, i działa na oznaczeniach nadanych przez prawnika. Budujemy ją bez zdalnej identyfikacji biometrycznej, bez rozpoznawania twarzy i bez wnioskowania o emocjach lub cechach osób.

Jak pracujemy

Tak samo jak w każdym wdrożeniu: wybieramy jeden proces i przed startem mierzymy jeden wskaźnik, na przykład godziny od otrzymania akt do gotowego streszczenia z odnośnikami. Potem robimy pilotaż na próbkach danych, a po nim próbne uruchomienie na prawdziwych danych: przed przełączeniem system przez pewien czas działa równolegle z dotychczasowym sposobem pracy. Najpierw system przygotowuje, prawnik zatwierdza każdy wynik. Pełny przebieg — cztery fazy i to, co dostajesz na końcu każdej z nich — opisuje metodyka wdrożenia, a cały zakres usługi, od audytu procesów po utrzymanie, strona wdrożenie AI w firmie.

Osobnym tematem, który w kancelarii wraca w każdej rozmowie, są dane: tajemnica zawodowa, materiał dowodowy, nagrania. Gdzie trafiają dane w integracji z modelem AI i o co pytać każdego dostawcę, opisaliśmy na stronie bezpieczeństwo i RODO, a zobowiązania, które obowiązują w każdym projekcie — w naszych standardach.

Ile to kosztuje

O koszcie decydują trzy rzeczy: liczba systemów do połączenia, stan i objętość materiału oraz wymagana wiarygodność wyników, czyli jak rzadko mogą zawierać błąd. Liczba prawników ma mniejsze znaczenie — liczy się to, czy akta są cyfrowe i uporządkowane, czy trafiają do skanera przy każdej sprawie od nowa. Zakres i cenę ustalamy po pierwszej rozmowie; wszystkie składniki, łącznie z utrzymaniem, rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie AI.

Najczęstsze pytania

Od czego zacząć wdrożenie AI w małej kancelarii?

Od jednego rodzaju materiału, który już masz i który dziś czytasz w całości: akt jednej kategorii spraw, nagrań ze spotkań z klientami albo codziennego przeglądu portalu sądowego. Dobry pierwszy projekt ma mierzalną liczbę przed startem — godziny na przygotowanie streszczenia akt, liczba spraw sprawdzanych ręcznie w portalu — i wynik z odnośnikami do źródeł, które ułatwiają prawnikowi sprawdzenie ustaleń, ich kontekstu i istotnych pominięć. Nie zaczynamy od asystenta, który „odpowiada na wszystko”; zaczynamy od procesu, w którym wynik da się sprawdzić w źródle.

Co dzieje się z danymi klientów i materiałem dowodowym?

Zostają tam, gdzie zdecyduje kancelaria: w jej infrastrukturze albo u dostawcy z regionem przetwarzania w Unii Europejskiej, z wyłączonym trenowaniem na danych i z umową powierzenia. Dane osobowe w aktach, nagraniach i wideo kancelaria przetwarza na własnej podstawie prawnej — w sporach zwykle jest nią ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, a dla danych szczególnych kategorii warunek z art. 9 ust. 2 lit. f RODO — i to kancelaria, nie my, tę podstawę ustala. Przed integracją, nie po niej, rozstrzygamy razem, które dane w ogóle opuszczają kancelarię, w jakim zakresie i po jakiej anonimizacji. Zasady i pytania do każdego dostawcy opisaliśmy na stronie o bezpieczeństwie i RODO.

W jakiej formie dostarczamy integrację z Portalem Informacyjnym?

Jako element wdrożenia AI w kancelarii. Połączenie z Portalem Informacyjnym Sądów Powszechnych (serwer MCP) konfigurujemy razem z asystentem, kalendarzem i obiegiem dokumentów kancelarii. Powód jest praktyczny: sama integracja daje kancelarii listę zmian w sprawach, a wartość pojawia się wtedy, gdy ta lista trafia do asystenta, kalendarza i obiegu dokumentów, które razem konfigurujemy i testujemy. Integracja działa na koncie kancelarii i widzi dokładnie to, co widzi zalogowany użytkownik tego konta.

Czego wymaga automatyzacja nagrań z rozpraw i spotkań?

Legalnego nagrania. To, czy nagranie w ogóle mogło powstać — zgoda uczestników spotkania, zgoda sądu na rejestrację, protokół elektroniczny z portalu — jest odpowiedzialnością kancelarii i jej prawników; my pracujemy na materiale, który kancelaria już legalnie posiada. Technicznie potrzebny jest dźwięk w rozsądnej jakości, a przy wideo — kilka minut, w których prawnik oznaczy, kto jest kim. Od tego momentu system rozdziela głosy, grupuje wypowiedzi i fragmenty według oznaczeń nadanych przez prawnika i przygotowuje wycinki ze znacznikiem czasu wskazującym miejsce w nagraniu do jego sprawdzenia. Nie ustala niczyjej tożsamości, nie porównuje nikogo z zewnętrznymi źródłami i nie tworzy wzorców biometrycznych do ponownego użycia.

Jak sprawdzany jest wynik pracy AI?

Tak jak pracę aplikanta: każde ustalenie, data, cytat i streszczenie wskazuje stronę akt albo minutę nagrania, z której pochodzi, co ułatwia weryfikację: prawnik sprawdza ustalenie w źródle, jego kontekst i istotne pominięcia, a zakres potrzebnej lektury zależy od sprawy. W próbnym uruchomieniu prowadzimy pracę równolegle — zespół robi to, co robił dotąd, system przygotowuje swoją wersję — i liczymy, ile ustaleń było poprawnych, jakie błędy się zdarzały i ile kosztowały. Dopiero te liczby decydują, które zadania mogą iść dalej bez zatwierdzania każdego wyniku. W sprawach sądowych zatwierdzanie każdego wyniku przez prawnika zostaje zwykle na stałe.

Ile kosztuje wdrożenie AI w kancelarii?

O koszcie decydują trzy rzeczy: liczba systemów do połączenia — program do obsługi kancelarii, poczta, kalendarz, system do przechowywania dokumentów, portal sądowy — stan i objętość materiału oraz wymagana wiarygodność wyników, czyli jak rzadko mogą zawierać błąd. Liczba prawników ma mniejsze znaczenie niż to, czy akta są cyfrowe i uporządkowane, czy trafiają do skanera przy każdej sprawie od nowa. Osobną pozycją jest utrzymanie: opłaty zależne od liczby operacji i okresowe testy po zmianach wersji modeli. Zakres i cenę ustalamy po pierwszej rozmowie i krótkiej analizie materiału; składniki kosztu rozpisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje wdrożenie AI.