Rejestr systemów AI, przydatny przy AI Act (unijnym rozporządzeniu o sztucznej inteligencji), to arkusz, w którym każde narzędzie z AI używane w firmie jest zapisane — we własnym wierszu albo, dla drobnych narzędzi, we wspólnym wpisie: co to jest, do czego służy, kto za nie odpowiada, jakie dane do niego trafiają i kto patrzy na wynik. Nie mylić z rejestrem czynności przetwarzania z RODO, czyli unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (o różnicy niżej), ani z rejestrami firm w rodzaju KRS i CEIDG.
Sama lista pól nie wystarcza. Żeby arkusz dało się wypełnić, potrzebne są jeszcze trzy rzeczy: wiersz wypełniony do końca dla konkretnego systemu, informacja, skąd brać wartość do każdej kolumny, i wyraźne oddzielenie faktów od oceny prawnej. Ten tekst daje wszystkie trzy — i plik do pobrania.
Skrót z dziewięcioma kolumnami i przykładem dla firmy handlowej jest w przewodniku AI Act w Polsce. Tutaj opisujemy dokładniejszą metodę: idziemy kolumna po kolumnie, a rolę firmy według AI Act zostawiamy w całości prawnikowi.
Po co rejestr — i czym nie jest
Zwykle pierwsze pytanie w audycie AI, w rozmowie z prawnikiem o AI Act i w przeglądzie bezpieczeństwa brzmi tak samo: z jakich systemów AI korzystacie? Od 28 października 2026 r. polska Komisja Rozwoju i Bezpieczeństwa Sztucznej Inteligencji (KRiBSI) może prowadzić kontrole — co się wtedy zmienia, opisaliśmy w przewodniku po AI Act w Polsce. Firma, która ma rejestr, odpowiada na to pytanie jednym plikiem. Firma, która go nie ma, zaczyna od zgadywania.
Czym ten rejestr nie jest — bo w sieci krąży kilka pomyłek:
- Nie jest obowiązkiem z jednego konkretnego artykułu AI Act. W tekście skonsolidowanym z 27 lipca 2026 r. nie znaleźliśmy przepisu, który nakazywałby każdej firmie prowadzić wewnętrzny spis systemów AI. To dokument roboczy, który zbiera fakty potrzebne przy art. 4, 26 i 50.
- Nie jest dokumentacją techniczną z art. 11. Tę sporządza dostawca systemu wysokiego ryzyka; samo korzystanie z systemu takiego obowiązku nie tworzy.
- Nie zastępuje rejestracji w unijnej bazie danych (art. 49 i 71, załącznik VIII). Ten obowiązek dotyczy przede wszystkim dostawców systemów wysokiego ryzyka i — w określonych przypadkach — organów publicznych, które z takich systemów korzystają; samo używanie zwykłego czatu go nie tworzy. Gdyby prawnik ustalił, że rejestracja Was dotyczy, fakty z tego arkusza będą punktem wyjścia.
- Nie jest rejestrem czynności przetwarzania z art. 30 RODO, choć oba się przecinają: gdy system dostaje dane osobowe, w rejestrze systemów zapisujesz kategorie danych i nazwę pozycji w rejestrze czynności.
Ten tekst dotyczy strony technicznej i organizacyjnej. Kto jest kim w rozumieniu AI Act i jakie obowiązki z tego wynikają, ustala prawnik — z jakiego powodu trzymamy się tej granicy, piszemy na stronie czego nie robimy.
Dwanaście kolumn i skąd brać wartość do każdej
Jedenaście kolumn to fakty, które może wpisać osoba znająca proces. Dwunasta należy do prawnika. Część kolumn zapisuje fakty, o które pytają przepisy: kolumny 7, 8 i 11 — fakty o danych wejściowych, nadzorze człowieka i przechowywaniu zapisów działania systemu, o które art. 26 pyta podmiot stosujący (firmę, która korzysta z systemu w swojej działalności); kolumna 10 — odsyłacz do osobnego zapisu działań wspierających kompetencje AI z art. 4, czyli tego, jak firma pomaga ludziom świadomie korzystać z AI; kolumna 9 — fakt, od którego zaczyna się art. 50: czy ludzie wiedzą, że mają do czynienia z AI. Wypełnienie kolumn nie oznacza, że obowiązek jest spełniony; daje prawnikowi materiał do oceny. Art. 26 stosuje się do systemów wysokiego ryzyka z załącznika III (listy zastosowań wysokiego ryzyka, np. w rekrutacji czy ocenie kredytowej) od 2 grudnia 2027 r., a z załącznika I (produktów objętych osobnymi przepisami) od 2 sierpnia 2028 r. Dla systemów wprowadzonych do użytku wcześniej art. 111 przewiduje zasady przejściowe, które również ocenia prawnik. Typowe narzędzia biurowe zwykle nie należą do tych kategorii, ale to też potwierdza prawnik. Kolumny są tanie do wypełnienia dziś, a gdyby prawnik uznał inaczej, fakty będą już zapisane.
| Nr | Kolumna | Co wpisać | Skąd wziąć wartość |
|---|---|---|---|
| 1 | System, dostawca, plan | Nazwa narzędzia, firma, która je dostarcza, plan albo licencja | Faktura, umowa, panel administratora |
| 2 | Do czego go używamy | Proces w jednym zdaniu: co się dzieje przed systemem i po nim; gdzie leży instrukcja dostawcy | Właściciel procesu, dokumentacja dostawcy |
| 3 | Właściciel | Rola osoby, która odpowiada za ten wiersz (nie imię i nazwisko) | Decyzja zarządu |
| 4 | Kto zbudował i pod czyją marką działa | Gotowy produkt dostawcy, funkcja w kupionym systemie, czy przepływ zbudowany dla nas albo przez nas — i pod jaką nazwą działa | Umowa, strona dostawcy, to, co widzi użytkownik |
| 5 | Co zmieniliśmy w systemie | Nic albo konkretnie co: własna instrukcja, inne zastosowanie niż opisane przez dostawcę, przeróbki | Osoba, która system konfigurowała, opis konfiguracji |
| 6 | Konto i umowa | Konto firmowe czy prywatne; czy jest umowa powierzenia przetwarzania danych (umowa, w której dostawca zobowiązuje się, jak przetwarza dane osobowe w Waszym imieniu) | Panel administratora, segregator umów |
| 7 | Dane, które wchodzą | Kategorie danych, w tym czy są dane osobowe i czyje; nazwa pozycji w rejestrze czynności z RODO | Właściciel procesu, przykładowe dokumenty wejściowe |
| 8 | Wynik i kto go zatwierdza | Co system zwraca, dokąd to trafia i kto sprawdza, zanim wynik zadziała | Opis procesu, rozmowa z osobą zatwierdzającą |
| 9 | Kto widzi wynik i czy wie, że to AI | Kto styka się z systemem lub jego wynikiem — pracownicy, klienci, odbiorcy treści — i co widzi na ten temat | Otwórz system jako użytkownik albo klient i przeczytaj pierwsze zdanie; przeczytaj instrukcję, którą dostają pracownicy |
| 10 | Kompetencje (art. 4): odsyłacz do zapisu | Gdzie leży zapis tego, kto korzysta z systemu i co dostał (instrukcję, szkolenie, kartkę z zasadami) — sam zapis, z datami, prowadzicie osobno, a tu tylko na niego wskazujecie | Osobny zapis kompetencji AI |
| 11 | Zapisy działania: gdzie i jak długo | Gdzie zapisują się zapytania, wyniki i dziennik zdarzeń systemu (logi), kto ma do nich dostęp i ile czasu są trzymane | Dokumentacja dostawcy, panel administratora |
| 12 | Kolumna prawnika | Rola według AI Act i klasyfikacja ryzyka — wypełnia prawnik | Prawnik, na podstawie kolumn 1–11 |
Trzy uwagi do kolumn, które sprawiają najwięcej kłopotu.
Kolumny 4 i 5 zamiast „naszej roli”. Wiele szablonów ma kolumnę „rola: dostawca czy podmiot stosujący”. To pytanie prawne: AI Act definiuje dostawcę m.in. przez to, kto system rozwija albo zleca jego rozwój i pod czyją nazwą lub marką wprowadza go do obrotu albo oddaje do użytku (art. 3 pkt 3). Art. 25 opisuje z kolei sytuacje, w których firma staje się dostawcą systemu wysokiego ryzyka — na przykład gdy umieszcza na nim własną nazwę, istotnie go zmienia albo zmienia przeznaczenie systemu tak, że staje się on systemem wysokiego ryzyka. Na to pytanie nie odpowie osoba z działu księgowości. Ta sama osoba bez trudu wpisze jednak, kto system zbudował, pod jaką nazwą działa i co w nim zmieniliście. Tak dostaje się fakty, z których prawnik wyprowadzi rolę.
Kolumna 7 to kategorie, nie zawartość. „Dane kontrahentów: nazwa, NIP, numer rachunku” — tak. Przykładowa faktura wklejona do arkusza — nie. Kto jest administratorem danych, a kto podmiotem przetwarzającym, opisaliśmy w tekście o RODO przy wdrożeniu modelu językowego, w części o rolach.
Kolumna 8 mówi, kto naprawdę patrzy na wynik. „Człowiek zatwierdza” nie wystarczy. Wpisz rolę osoby, moment, w którym zatwierdza, i to, co widzi, zanim kliknie. Jak odróżnić rzeczywiste sprawdzanie od klikania „zatwierdź” bez czytania, piszemy w tekście o zatwierdzaniu przez człowieka.
Jeden wiersz wypełniony do końca: odczyt faktur spoza KSeF
Przykład to przepływ z rodzaju tych, które budujemy w projektach automatyzacji księgowości. Faktury kosztowe od zagranicznych dostawców, które nie przychodzą przez KSeF (Krajowy System e-Faktur), trafiają na skrzynkę pocztową. System odczytuje z nich dane i proponuje przypisanie do kont, a księgowa zatwierdza propozycję albo ją poprawia. Dlaczego te dokumenty nadal trzeba odczytywać, wyjaśniamy w tekście o KSeF i automatyzacji księgowości. Wiersz jest ilustracją metody, nie opisem konkretnego klienta; daty, okresy i ustawienia to założenia przykładu.
| Nr | Kolumna | Wartość w przykładzie |
|---|---|---|
| 1 | System, dostawca, plan | Przepływ w n8n (narzędziu do automatyzacji procesów) na serwerze firmy; model językowy firmy „Dostawca Przykładowy A” (nazwa fikcyjna — w prawdziwym arkuszu wpisujecie tu nazwę dostawcy), plan API rozliczany za użycie, wywoływany przez API (interfejs, przez który program łączy się z usługą), na koncie firmowym |
| 2 | Do czego go używamy | Odczyt faktur kosztowych od zagranicznych dostawców ze skrzynki faktur i propozycja przypisania do kont przed księgowaniem; dokumentacja dostawcy modelu i opis przepływu w folderze projektu |
| 3 | Właściciel | Główna księgowa |
| 4 | Kto zbudował i pod czyją marką działa | Przepływ zbudowany na zlecenie firmy przez wykonawcę zewnętrznego; działa wewnętrznie pod nazwą „Odczyt faktur zagranicznych”; model dostarcza „Dostawca Przykładowy A” pod własną marką |
| 5 | Co zmieniliśmy w systemie | Do modelu ogólnego zastosowania (czyli takiego, który wykonuje wiele różnych zadań i nie powstał specjalnie do faktur) dodaliśmy własną instrukcję odczytu faktur i listę kont |
| 6 | Konto i umowa | Konto firmowe u dostawcy modelu; umowa powierzenia z dostawcą modelu zaakceptowana przy zakładaniu konta, z wykonawcą — w umowie wdrożeniowej; obie w segregatorze umów |
| 7 | Dane, które wchodzą | Treść faktur: dane kontrahentów, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych (czyli dane osobowe), kwoty, numery rachunków; pozycja w rejestrze czynności: „Księgowanie faktur kosztowych” |
| 8 | Wynik i kto go zatwierdza | Propozycja dekretu (przypisania do kont) w systemie księgowym; księgowa zatwierdza każdą propozycję przed zaksięgowaniem i widzi obok niej podgląd faktury |
| 9 | Kto widzi wynik i czy wie, że to AI | Wynik widzą tylko księgowe w systemie księgowym; instrukcja mówi wprost, że propozycje przygotowuje AI; propozycje nie trafiają do nikogo spoza firmy, a dane faktur są przesyłane do dostawcy modelu przez API (zob. kolumny 6 i 11) |
| 10 | Kompetencje (art. 4): odsyłacz do zapisu | Zapis kompetencji AI, pozycje działu księgowości (plik „Kompetencje AI” we wspólnym folderze zarządu) |
| 11 | Zapisy działania: gdzie i jak długo | Historia wykonań w n8n na serwerze firmy, dostęp: administrator IT i główna księgowa, przechowywanie 6 miesięcy; u dostawcy modelu: zapytania i odpowiedzi przechowywane według warunków konta (w przykładzie 30 dni); w przykładzie firma nie ma do nich wglądu ani eksportu, a administrator IT zarządza tylko kontem i kluczami dostępu |
| 12 | Kolumna prawnika | (pusta — wypełnia prawnik) |
W tym wierszu widać, po co jest kolumna prawnika. Kolumny 4 i 5 mówią, że przepływ powstał na zlecenie firmy i używa modelu ogólnego zastosowania z własną instrukcją. Czy z tego wynika jakakolwiek rola inna niż podmiot stosujący i czy odczyt faktur w ogóle mieści się w kategoriach wysokiego ryzyka, to pytanie do prawnika, nie do wykonawcy. My możemy dostarczyć fakty, w tym ten wiersz.
Pięć typowych systemów w jednej tabeli
Arkusz ma się skalować. Poniżej pięć narzędzi, które często pojawiają się w małej lub średniej firmie, z wypełnionymi kolumnami, które najłatwiej uzupełnić. Każde z nich według zasady z następnej części potrzebuje pełnego wiersza; reszta kolumn czeka w szablonie do pobrania.
| System, dostawca, plan | Do czego go używamy | Kto zbudował i pod czyją marką działa | Konto i umowa | Kolumna prawnika |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Business (dawniej Team), OpenAI | oferty, tłumaczenia, szkice maili | gotowy produkt dostawcy pod jego marką | konto firmowe; warunki dla klientów biznesowych | (pusta) |
| Microsoft 365 Copilot, Microsoft | streszczenia maili, spotkań i dokumentów | funkcja w kupionym pakiecie, marka dostawcy | konto firmowe w Microsoft 365 | (pusta) |
| Chatbot na stronie, abonament u dostawcy | odpowiedzi na pytania o zamówienia | produkt dostawcy, osadzony na naszej stronie | konto firmowe; umowa powierzenia — sprawdzić | (pusta) |
| Odczyt faktur spoza KSeF, przepływ w n8n | propozycja przypisania do kont | przepływ zbudowany na nasze zlecenie | konto firmowe u dostawcy modelu | (pusta) |
| Ocena zapytań w CRM (systemie do obsługi klientów), funkcja CRM | kolejność kontaktu z zapytaniami od potencjalnych klientów | funkcja w kupionym systemie CRM | konto firmowe w CRM | (pusta) |
Skąd bierzemy wartości dla dwóch narzędzi od dużych dostawców (strony sprawdzone 12 października 2026 r.):
- ChatGPT Business. Strona OpenAI o danych firmowych podaje, że domyślnie dane z ChatGPT Business nie są używane do trenowania ani ulepszania modeli, a kwalifikujące się organizacje mogą ustawić, jak długo OpenAI przechowuje dane. Na tej stronie nie znaleźliśmy opisu eksportu zapisów działania dla planu Business, więc w kolumnie 11 wpisujemy „okres przechowywania i eksport — do ustalenia z dostawcą”, a nie przypuszczenie.
- Microsoft 365 Copilot. Dokumentacja Microsoftu podaje, że zapytania, odpowiedzi i dane pobierane przez Microsoft Graph (usługę, przez którą Copilot sięga do poczty, kalendarza i plików w Microsoft 365) nie są używane do trenowania podstawowych modeli językowych, a historię interakcji z Copilotem administrator może przeglądać przez wyszukiwanie zawartości albo Microsoft Purview i tam też ustawić zasady przechowywania. To wartość do kolumny 11.
Kto dostaje pełny wiersz, a kto wpis zbiorczy
Nie każde narzędzie wymaga jedenastu wypełnionych pól. Prosta zasada trzech poziomów: sprawdzasz je po kolei, od pierwszego, i wybierasz pierwszy, którego warunek narzędzie spełnia.
- Pełny wiersz — gdy system dostaje dane osobowe albo dane klientów, gdy rozmawia z ludźmi spoza firmy albo tworzy treści, które wychodzą na zewnątrz, gdy jego wynik wpływa na decyzję wobec konkretnej osoby, albo gdy został zbudowany lub skonfigurowany dla Was.
- Krótki wiersz (kolumny 1–4, 6, 10 i 12) — narzędzia na koncie firmowym, używane do pracy na treściach wewnętrznych bez danych osobowych i bez danych klientów.
- Wpis zbiorczy — wszystko, co nie spełnia warunków dwóch pierwszych poziomów, na przykład drobne narzędzia bez konta firmowego używane do czytania publicznych materiałów na własny użytek, takie jak tłumacz w przeglądarce, którym czytacie publiczną stronę zagranicznego dostawcy. Jeden wiersz „narzędzia pomocnicze”, z listą nazw i właścicielem.
Każde narzędzie pojawia się w rejestrze przynajmniej raz — poziom decyduje tylko o tym, ile pól wypełniasz. Gdy narzędzie z poziomu drugiego albo trzeciego zaczyna dostawać dane klientów, przechodzi na poziom pierwszy.
Skąd wziąć listę narzędzi do wpisania? Najpewniejsze źródła to rozliczenia kart służbowych i faktury, panel administratora Microsoft 365 albo Google Workspace oraz krótka rozmowa z każdym kierownikiem działu. Siedem takich źródeł i to, co każde z nich pokazuje, opisaliśmy w tekście o shadow AI w firmie.
Kiedy aktualizować rejestr
Rejestr aktualizuje się przy zdarzeniu, nie według kalendarza. Wiersz zmienia jego właściciel, gdy:
- pojawia się nowe narzędzie albo zmienia się plan lub licencja;
- do systemu zaczynają trafiać nowe kategorie danych, zwłaszcza dane osobowe;
- system dostaje nowe zastosowanie albo wynik zaczyna trafiać do nowych odbiorców, na przykład do klientów;
- dostawca zmienia warunki, model albo miejsce przechowywania danych i informuje o tym;
- zdarza się incydent albo skarga dotycząca wyniku systemu;
- właściciel wiersza zmienia stanowisko albo odchodzi z firmy.
Do tego raz na kwartał krótki przegląd całości: czy każdy wiersz ma właściciela, czy kolumna prawnika nie czeka od miesięcy i czy nie pojawiło się coś, czego nikt nie zgłosił. Rejestr ma na górze datę ostatniego przeglądu i datę następnego.
Czego nie wpisywać
- Wniosków prawnych w kolumnach 1–11. „Zgodne z AI Act”, „nie dotyczy nas”, „ryzyko minimalne” — to oceny, które należą do kolumny 12 i do prawnika.
- Haseł, kluczy dostępu do API i innych danych dostępowych. Rejestr jest dokumentem, który się pokazuje; dane dostępowe trzymacie w menedżerze haseł.
- Tajemnic przedsiębiorstwa i treści zapytań do AI. Opis procesu, nie przykładowa oferta z cenami ani zapytanie zawierające dane klienta.
- Danych osobowych pracowników ponad rolę. „Główna księgowa”, nie imię i nazwisko — rola przetrwa zmianę osoby, a w rejestrze jest mniej zbędnych danych osobowych.
- Ocen ludzi. Kto korzysta z narzędzia dobrze, a kto źle, to sprawa przełożonego, nie rejestru.
Szablon do pobrania
Pobierz szablon rejestru systemów AI (CSV) — wersja z 12 października 2026 r. Plik ma dwanaście kolumn opisanych wyżej, pięć przykładowych wierszy pod nagłówkiem (wiersz odczytu faktur wypełniony do końca, pozostałe częściowo, z polami do uzupełnienia) oraz pola na datę ostatniego i następnego przeglądu. Kolumny są rozdzielone średnikami, a kodowanie to UTF-8 ze znacznikiem BOM, który pomaga Excelowi poprawnie odczytać polskie znaki. Jeśli po otwarciu wszystko trafi do jednej kolumny albo polskie znaki będą zniekształcone, użyj w Excelu importu z pliku tekstowego, wybierz kodowanie UTF-8 i średnik jako separator, albo otwórz plik w Arkuszach Google. Przykładowe wiersze usuń przed wpisaniem własnych.
Co dalej
Arkusz jest gotowy, gdy każdy wiersz ma wypełnione pola wymagane dla swojego poziomu, nie zostały w nim dopiski „do uzupełnienia” ani „do ustalenia”, a prawnik wypełnił kolumnę 12 tam, gdzie jest potrzebna jego ocena. Jeżeli wierszy jest kilka, nic nie rozmawia z klientami, a prawnik nie wskazał nic do zrobienia, wystarczy aktualizować arkusz przy zmianach i wrócić do niego przy przeglądzie kwartalnym. Jeżeli wierszy jest kilkanaście, coś rozmawia z klientami albo w kolumnie 4 pojawia się „zbudowany na zlecenie”, warto przejść przez stronę techniczną z kimś, kto zna te systemy od środka. Opisaliśmy ją przy technicznym sprincie zgodności z AI Act; pytania, które warto zadać każdemu dostawcy o dane, zebraliśmy na stronie o bezpieczeństwie danych i RODO. Napisz nam, czego używacie — powiemy, od czego zaczęlibyśmy, również wtedy, gdy odpowiedź brzmi „ten arkusz Wam wystarczy”.
Źródła i stan na 12 października 2026 roku
- Rozporządzenie (UE) 2024/1689 — tekst skonsolidowany na EUR-Lex — art. 3 pkt 3 i 4 (definicje dostawcy i podmiotu stosującego), art. 4, 11, 25, 26, 49, 50, 71, 111 i 113 oraz załącznik VIII.
- Rozporządzenie (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus on AI) na EUR-Lex — nowe terminy dla systemów wysokiego ryzyka.
- Ustawa z dnia 3 lipca 2026 r. o systemach sztucznej inteligencji, Dz.U. 2026 poz. 1003 — karta aktu w ISAP.
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) na EUR-Lex — art. 30 (rejestr czynności przetwarzania).
- OpenAI: Business data privacy, security, and compliance — strona sprawdzona 12 października 2026 r.
- Microsoft Learn: Data, Privacy, and Security for Microsoft 365 Copilot — strona sprawdzona 12 października 2026 r.