AI w HR bez rekrutacji: pięć procesów kadrowych do automatyzacji i trzy, których nie ruszamy

Gdy wpisywaliśmy do wyszukiwarki „AI w HR”, wyniki dotyczyły głównie rekrutacji: dopasowania CV, oceny kandydatów, automatycznego odrzucania. Ten tekst zaczyna się tam, gdzie rekrutacja się kończy — w kadrach, po podpisaniu umowy. Tam leży duża część papierowej pracy działu HR: dokumenty przy przyjęciu, pytania o regulamin, wnioski urlopowe, zaświadczenia i formalności przy odejściu. W ploch.ai budujemy takie rozwiązania w ramach automatyzacji AI dla firm, a rekrutacyjnych ocen kandydatów nie budujemy wcale.

Opisuję techniczną i organizacyjną stronę wdrożenia: skąd brać dane, kto zatwierdza, czego asystent nie widzi. Klasyfikację systemu według AI Act (unijnego rozporządzenia o sztucznej inteligencji) ocenia i dokumentuje dostawca systemu z pomocą prawnika. Dostawca to firma, która pod własną nazwą wprowadza system na rynek lub oddaje go do użytku: firma dostarczająca oprogramowanie albo Wasza firma, jeśli buduje system sama lub zleca jego budowę. Firma, która z systemu korzysta, sprawdza tę klasyfikację ze swoim prawnikiem. Podstawę prawną przetwarzania danych ustala Wasza firma ze swoim prawnikiem. Firma jako administrator danych sprawdza też, z pomocą inspektora ochrony danych lub prawnika, czy według RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) potrzebna jest ocena skutków dla ochrony danych, czyli opis przetwarzania, jego niezbędności i ryzyka dla ludzi wraz ze sposobami jego ograniczenia. Ta zasada dotyczy każdego miejsca w tym tekście, w którym pada przepis.

Dwie rzeczy od razu poza zakresem. Po pierwsze, liczenie wynagrodzeń: model językowy (program, który rozumie i pisze tekst) nie jest programem płacowym, więc listy płac zostają w programie kadrowo-płacowym. Po drugie, cel projektu. Nie robimy wdrożeń, które mają zmniejszyć dział kadr. Pomagamy firmie przejść przez zmianę bez redukcji etatów: osoba z kadr przestaje przepisywać i kompletować, a zaczyna sprawdzać i zatwierdzać. Decyzje kadrowe zawsze należą do Twojej firmy.

Wspólna zasada: asystent przygotowuje, człowiek zatwierdza

Pięć procesów niżej łączy jeden schemat. Asystent AI — program, który czyta dokumenty i wiadomości napisane zwykłym językiem i przygotowuje na ich podstawie projekt — nigdy sam nie przyznaje ani nie odbiera żadnego uprawnienia pracowniczego. Każdy dokument i każdy wniosek, które dotykają uprawnienia konkretnej osoby — urlopu, wynagrodzenia, badań czy świadectwa pracy — kończy się krokiem zatwierdzenia przez konkretną osobę, a ślad tego kroku zostaje w dzienniku. Jak taki krok zaprojektować, żeby nie stał się odruchowym klikaniem, opisuje tekst o człowieku zatwierdzającym decyzje systemu (human in the loop).

Druga wspólna cecha: opieramy się na tym, co firma ma i do czego da się podłączyć bez przebudowy — skrzynka kadr, Teams lub SharePoint, szablony dokumentów, podpis elektroniczny i krok zatwierdzenia w obiegu dokumentów. Program kadrowo-płacowy zostaje głównym źródłem aktualnych danych pracownika; asystent go nie zastępuje.

Przy każdym procesie podaję jedną liczbę do zmierzenia przed wdrożeniem i po nim. To liczby do zmierzenia u Was, a nie obiecane wyniki: bez punktu wyjścia nie da się później powiedzieć, czy automatyzacja cokolwiek dała.

1. Komplet dokumentów przy przyjęciu nowej osoby

Skąd dane: dane z umowy (stanowisko, dział, data rozpoczęcia), które osoba z kadr potwierdza w formularzu w portalu pracowniczym lub w obiegu dokumentów w SharePoincie; opis warunków pracy z dokumentacji BHP (bezpieczeństwa i higieny pracy) — czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia i uciążliwe oraz inne wynikające ze sposobu wykonywania pracy, wielkość narażenia oraz aktualne wyniki badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia (na przykład hałasu czy pyłów, a nie badań lekarskich pracownika) — wskazany przez osobę odpowiedzialną za BHP; lista dokumentów obowiązujących w firmie, szablony. Skanów umowy ani formularza danych osobowych asystent nie czyta; dane osobowe potrzebne w skierowaniu (imię i nazwisko, PESEL, adres) uzupełnia osoba z kadr poza modelem.

Co przygotowuje asystent: listę kontrolną dla konkretnego stanowiska, projekt skierowania na wstępne badania lekarskie (wypełniany zwykłym szablonem według obowiązującego wzoru, bez modelu językowego, na podstawie pól potwierdzonych przez kadry i osobę odpowiedzialną za BHP), informację o oświadczeniach, które pracownik może złożyć, na przykład PIT-2 (dobrowolne oświadczenie pracownika dla celów podatkowych; na naszej liście kontrolnej jego brak nie blokuje jej zamknięcia), oraz zgłoszenia do IT o założenie kont na pierwszy dzień. Według art. 229 § 4a Kodeksu pracy badania przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Według § 4 pracodawca nie może dopuścić do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku „w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie”. Dlatego gdy brakuje wymaganych dla danego stanowiska informacji o warunkach pracy, asystent zgłasza brak zamiast przygotować skierowanie. Najpierw jednak osoba z kadr sprawdza, czy nowa osoba nie jest zwolniona z badań wstępnych (art. 229 § 1¹, na przykład przy ponownym przyjęciu na to samo stanowisko w ciągu 30 dni). Według Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) skierowanie wydaje się w dwóch egzemplarzach, z których jeden dostaje osoba kierowana na badania. Osoba z kadr sprawdza poza modelem, czy orzeczenie jest aktualne i stwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, i zaznacza wynik na liście; asystent nie ma dostępu do treści orzeczenia. Na liście jest też wstępne szkolenie BHP: według art. 237³ § 2 Kodeksu pracy pracodawca zapewnia je przed dopuszczeniem do pracy. Według PIP nie jest ono wymagane, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u tego pracodawcy bezpośrednio przed kolejną umową o pracę. Odbycie szkolenia pracownik potwierdza w postaci papierowej (na karcie szkolenia wstępnego) albo elektronicznej (wtedy pracodawca robi adnotację na karcie i dołącza do niej dokument potwierdzenia albo jego odwzorowanie); kartę z załącznikami przechowuje się w części B akt osobowych. Listy nie da się zamknąć, dopóki osoba z kadr nie potwierdzi dwóch rzeczy: że szkolenie się odbyło i wpłynęła wypełniona karta (albo że ten wyjątek ma zastosowanie) oraz że pracownik potwierdził poinformowanie go o ryzyku zawodowym związanym z pracą i o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy); to potwierdzenie również trafia do części B akt osobowych.

Kto zatwierdza: osoba z kadr upoważniona przez pracodawcę podpisuje skierowanie i zamyka listę; przełożony potwierdza zakres dostępów.

Jakiego uprawnienia dotyczy: dopuszczenia do pracy — dlatego żaden dokument nie wychodzi bez podpisu człowieka.

Co mierzyć: liczbę dni od podpisania umowy do kompletnej teczki osoby przyjmowanej.

2. Pytania o regulamin, benefity i procedury

Skąd dane: regulamin pracy, polityki wewnętrzne, regulamin benefitów, procedury — dokumenty w SharePoincie albo na dysku kadr. Nigdy akta osobowe.

Co przygotowuje asystent: odpowiedź na pytanie pracownika w Teams lub na czacie, ze wskazaniem dokumentu i fragmentu, z którego pochodzi. Gdy odpowiedzi w dokumentach nie ma, asystent mówi „nie wiem” i przekazuje pytanie do kadr, zamiast zgadywać. Tekst pracownika traktujemy jako treść pytania, a nie polecenie dla asystenta: ograniczenia (z jakich dokumentów wolno odpowiadać, komu i dokąd coś trafia) są ustawione poza modelem i sprawdzane testami, w których ktoś próbuje wpisać polecenia obchodzące te zasady.

Kto zatwierdza: kadry zatwierdzają zestaw dokumentów, z których asystent korzysta, i ich aktualizacje. W pierwszej wersji każda odpowiedź trafia do pracownika dopiero po przejrzeniu przez osobę z kadr; bezpośrednie odpowiedzi włącza się później i tylko dla rodzajów pytań, które w pilotażu nie wymagały poprawek, a pracownik od pierwszej rozmowy wie, że odpowiada mu system AI, chyba że jest to oczywiste (zasada z art. 50 AI Act; kto odpowiada za ten obowiązek, ocenia prawnik). Pytania przekazane dalej obsługuje człowiek.

Jakiego uprawnienia dotyczy: pośrednio wszystkich — dlatego asystent mówi, jaka jest zasada, a nie rozstrzyga, czy konkretnej osobie przysługuje dane uprawnienie.

Co mierzyć: czas, jaki osoba z kadr poświęca na obsługę jednego pytania — przed wdrożeniem na napisanie odpowiedzi, po wdrożeniu na sprawdzenie i poprawienie projektu asystenta albo obsługę pytania przekazanego dalej.

W odróżnieniu od ogólnego asystenta wiedzy, opisanego wśród przykładów automatyzacji AI, ten asystent odpowiada z regulaminów i polityk, a nie z teczek pracowników. Dlaczego — w części o danych kadrowych niżej.

3. Wnioski urlopowe i korekty ewidencji czasu pracy

Skąd dane: formularz wniosku w portalu pracowniczym albo w Teams (jeśli wniosek przyjdzie mailem, kadry odsyłają link do formularza), grafik obsady (kto jest w pracy i kto zastępuje, bez oznaczeń zwolnień lekarskich), regulamin pracy. Urlop na żądanie (do 4 dni w roku, art. 167² Kodeksu pracy) zgłasza się najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia, co do zasady przed planowanym rozpoczęciem pracy, więc ma osobną, pilną ścieżkę: zgłoszenie, także przysłane innym kanałem, trafia od razu do kadr i osoby upoważnionej do udzielenia urlopu, bez czekania na formularz i sprawdzanie zastępstwa.

Co przygotowuje asystent: kompletny projekt wniosku o urlop wypoczynkowy — po sprawdzeniu dat i zastępstwa oraz uzupełnieniu brakujących szczegółów, które pracownik wybiera z listy, zamiast je wpisywać — a przy korektach ewidencji jeden opis z powodem wybranym z listy (na przykład „zapomniane odbicie” albo „wyjście służbowe”). Dodatkową uwagę, jeśli pracownik ją wpisze, czyta tylko osoba z kadr, nigdy model. Formularz nie ma pola na powód zdrowotny; takie sprawy pracownik zgłasza wprost osobie z kadr. Wnioski o urlopy przysługujące z mocy prawa (na przykład macierzyński) w ogóle nie przechodzą przez asystenta: formularz kieruje je od razu do osoby z kadr, bo już sam rodzaj urlopu może ujawniać informacje o zdrowiu.

Kto zatwierdza: zanim urlop wypoczynkowy trafi do przełożonego, osoba z kadr potwierdza w programie kadrowo-płacowym, że pracownikowi zostało dość dni. Termin urlopu wypoczynkowego co do zasady uzgadnia upoważniony przełożony zgodnie z planem urlopów i zasadami firmy, a przypadki, w których przepisy wiążą pracodawcę, sprawdzają kadry; urlopy, które przysługują z mocy prawa po spełnieniu warunków (na przykład macierzyński), weryfikuje i rejestruje osoba z kadr, bez uznaniowej decyzji przełożonego. Korektę ewidencji sprawdza i zatwierdza upoważniona osoba z kadr, a przełożony potwierdza okoliczności tam, gdzie zna je tylko on. Osoba z kadr wprowadza dane do programu kadrowo-płacowego.

Jakiego uprawnienia dotyczy: prawa do urlopu i rozliczenia czasu pracy — decyzja należy do człowieka zawsze, także przy wnioskach, które wyglądają rutynowo.

Co mierzyć: liczbę godzin od złożenia wniosku do przekazania pracownikowi rozstrzygnięcia albo potwierdzenia rejestracji przez kadry.

4. Zaświadczenia i projekty pism

Skąd dane: formularz prośby w portalu pracowniczym albo w Teams (jeśli prośba przyjdzie mailem, kadry odsyłają link do formularza), szablony firmowe oraz dane, które osoba z kadr lub płac przepisze albo zatwierdzi; asystent nie ma dostępu do programu kadrowo-płacowego.

Co przygotowuje asystent: standardowe zaświadczenie wypełnia się zwykłym szablonem, bez modelu językowego, bo dane są już potwierdzone; przy nietypowej prośbie osoba z kadr czyta opis pracownika i wskazuje rodzaj pisma; opis do modelu nie trafia, a asystent przygotowuje projekt pisma z polami do potwierdzenia zaznaczonymi wprost, gotowy do podpisu elektronicznego.

Kto zatwierdza: osoba z kadr (a przy zaświadczeniu o zarobkach — osoba z płac) sprawdza dane, a podpisuje osoba upoważniona przez pracodawcę.

Jakiego uprawnienia dotyczy: potwierdzenia zatrudnienia albo zarobków, którego pracownik potrzebuje, na przykład w banku albo w urzędzie — dlatego za treść odpowiada firma, nie asystent.

Co mierzyć: czas od prośby pracownika do wydania zaświadczenia.

5. Lista kontrolna przy odejściu pracownika

Skąd dane: data ustania zatrudnienia i stanowisko, które osoba z kadr przenosi z programu kadrowo-płacowego lub rejestru umów do formularza w obiegu dokumentów — przy wypowiedzeniu, porozumieniu, upływie okresu umowy na czas określony albo innym ustaniu stosunku pracy; lista sprzętu i dostępów oraz szablon świadectwa pracy w SharePoincie lub na dysku kadr.

Co przygotowuje asystent: listę kontrolną z terminami — zwrot sprzętu, odebranie dostępów, przekazanie spraw — oraz projekt świadectwa pracy wypełniany zwykłym szablonem według obowiązującego wzoru, bez modelu językowego, na podstawie danych potwierdzonych przez kadry; pozostałe pola uzupełnia osoba z kadr. Termin ma znaczenie: Kodeks pracy w art. 97 § 1 każe wydać świadectwo w dniu, w którym ustaje stosunek pracy, jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z tą osobą kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni. Gdy kolejny stosunek pracy z tą osobą zostaje nawiązany w tym terminie, świadectwo wydaje się wyłącznie na wniosek pracownika; wniosek można złożyć w każdym czasie, a pracodawca ma 7 dni od jego złożenia na wydanie świadectwa (art. 97 § 1¹ i § 1²), więc lista kontrolna ma osobną ścieżkę dla takiego wniosku. Jeśli planowane ponowne zatrudnienie nie dojdzie do skutku, lista ma punkt kontrolny na koniec 7 dni od ustania stosunku pracy: przypomina osobie z kadr o wydaniu świadectwa. Gdy wydanie świadectwa w dniu ustania stosunku pracy z obiektywnych przyczyn nie jest możliwe, art. 97 § 1 daje 7 dni na przesłanie go pocztą albo doręczenie w inny sposób, i to też jest osobny punkt listy. Gdy stosunek pracy wygasa z powodu śmierci pracownika, pracodawca sporządza świadectwo i włącza je do akt osobowych zmarłego, a wydaje je w ciągu 7 dni od wniosku (papierowego lub elektronicznego) małżonka, innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną albo, gdy takich osób nie ma, spadkobiercy (§ 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy); lista ma na to osobną ścieżkę. Lista obejmuje też formalności, które kadry i płace prowadzą w swoich systemach, a asystent tylko przypomina o ich terminach: razem ze świadectwem pracodawca — gdy ten obowiązek ma zastosowanie — wydaje pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości i terminie jej odbioru oraz zniszczeniu w razie nieodebrania w tym terminie, a płatnik składek wyrejestrowuje pracownika z ubezpieczeń (formularz ZUS ZWUA) co do zasady w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.

Kto zatwierdza: osoba z kadr upoważniona przez pracodawcę podpisuje świadectwo, IT potwierdza odebranie dostępów, przełożony — przekazanie spraw.

Jakiego uprawnienia dotyczy: świadectwa pracy — dlatego projekt świadectwa zawsze sprawdza człowiek.

Co mierzyć: odsetek odejść, w których wszystkie dostępy odebrano najpóźniej w ostatnim dniu pracy.

Pięć procesów w jednej tabeli

Dane kadrowe: czego asystent nie czyta

Dane kadrowe to z natury dane osobowe, a część z nich należy do kategorii szczególnych. Art. 9 ust. 1 RODO (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) zabrania przetwarzania między innymi danych ujawniających „przynależność do związków zawodowych” oraz „danych dotyczących zdrowia”, z wyjątkami wymienionymi w ust. 2 tego artykułu. W kadrach te dane leżą na wierzchu: zwolnienie lekarskie (e-ZLA), orzeczenie lekarskie, potrącenie składki związkowej na liście płac.

Kodeks pracy zawęża tu dodatkowo rolę zgody pracownika. Art. 22¹b § 1 stanowi, że zgoda może być podstawą przetwarzania danych z art. 9 ust. 1 RODO „wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika”, a § 3 wymaga pisemnego upoważnienia pracodawcy dla osób przetwarzających dane, o których mowa w § 1. Projektujemy system tak, żeby dokumenty z takimi danymi nie trafiały do modelu językowego; o tekście wpisywanym przez pracowników piszemy niżej. Podstawę prawną, dostęp do danych i rolę dostawcy modelu ocenia administrator danych (czyli Wasza firma) ze swoim prawnikiem.

Z tego wynikają cztery zasady projektu:

• Zwolnienia lekarskie, orzeczenia i wyniki badań lekarskich nie są wejściem dla asystenta. Obsługuje je osoba z kadr w programie kadrowo-płacowym, tak jak dziś.
• Asystent odpowiada z zatwierdzonych dokumentów firmy, nie z teczek pracowników. Regulaminy i polityki trafiają do asystenta po sprawdzeniu treści i usunięciu zbędnych danych osobowych, na przykład nazwisk w przykładach.
• Pytania i wnioski mają osobne zabezpieczenia. Firma mówi pracownikom, że danych o zdrowiu, o przynależności do związku ani innych danych ze szczególnych kategorii z art. 9 RODO (na przykład o wyznaniu czy orientacji seksualnej) nie wpisuje się do asystenta, a formularze nie mają na nie pól. Oryginalne dokumenty, skany i załączniki do modelu nie trafiają — tylko pola formularzy i dane potwierdzone przez osobę z kadr. We wnioskach pracownik nie pisze do modelu: powód i szczegóły wybiera z listy, a dodatkową uwagę czyta tylko osoba z kadr. Tekst wpisywany swobodnie trafia do modelu tylko w pytaniach o zasady i najpierw przechodzi przez prosty filtr słów kluczowych, bez modelu językowego. Pytanie, w którym filtr wykryje możliwe dane z tych kategorii, trafia do upoważnionej osoby z kadr, bez przekazania do modelu. Filtr może jednak przeoczyć takie informacje — wtedy mogą one trafić do modelu. To ryzyko administrator danych ocenia ze swoim prawnikiem przed uruchomieniem, a dziennik ma krótki okres przechowywania i wąski dostęp.
• Każdy dokument przekazany asystentowi ma właściciela i zakres. Kadry wiedzą, które pliki asystent czyta, i mogą to sprawdzić.

Podstawę prawną przetwarzania, rolę dostawcy modelu i umowę powierzenia opisujemy w osobnym tekście o RODO przy wdrożeniu modelu językowego — tu ich nie powtarzam.

Dziennik pytań to też dane pracowników

Ten punkt łatwo przeoczyć przy projektowaniu. Asystent kadrowy zapisuje pytania, a pytania pracowników mówią o nich dużo: kto pyta o urlop macierzyński, kto o wypowiedzenie, kto o zasady pracy zdalnej z powodów zdrowotnych. Dziennik, który zapisuje imię i nazwisko przy każdym pytaniu, staje się narzędziem obserwowania ludzi, nawet jeśli nikt tego nie planował.

Kodeks pracy reguluje monitoring w art. 22² (obraz) i art. 22³ (poczta służbowa), a art. 22³ § 4 rozciąga zasady monitoringu poczty „do innych form monitoringu”, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów z § 1. Czy dziennik asystenta podlega tym przepisom, rozstrzyga prawnik. Niezależnie od odpowiedzi ustalamy na starcie trzy rzeczy:

• Kto widzi dziennik. Domyślnie wąska grupa upoważnionych osób z kadr, nie przełożeni. Osoba odpowiedzialna technicznie za system widzi tylko dane techniczne bez treści pytań, chyba że ma pisemne upoważnienie i obowiązek zachowania tajemnicy.
• Jak długo go trzymać. Krótki, zapisany okres przechowywania zamiast „na zawsze, bo może się przydać”.
• Czy pytania są przypisane do osoby. Do poprawiania odpowiedzi zwykle wystarczy treść pytania bez nazwiska; przypisanie włączamy tylko tam, gdzie sprawa wymaga odpowiedzi konkretnej osobie. Usunięcie nazwiska nie zawsze wystarcza, bo osobę da się czasem rozpoznać po samej treści pytania — dlatego krótki okres przechowywania i wąski dostęp obowiązują także wtedy.

Te ustalenia zapisuje się w dokumentacji systemu i w informacji dla pracowników, zanim asystent odpowie na pierwsze pytanie. Jeśli prawnik uzna dziennik za monitoring, start trzeba zaplanować inaczej. Cele, zakres i sposób monitoringu wpisuje się wtedy do regulaminu pracy (albo układu zbiorowego lub obwieszczenia), pracowników informuje się najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem, a nowa osoba dostaje te informacje na piśmie lub elektronicznie przed dopuszczeniem do pracy (art. 22² § 6–8, stosowane odpowiednio na podstawie art. 22³ § 3). Przede wszystkim jednak art. 22³ § 4 dopuszcza inne formy monitoringu tylko wtedy, gdy są konieczne do celów z § 1, czyli „organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy”. Jeśli dziennik ma służyć tylko poprawianiu odpowiedzi, prostszym rozwiązaniem jest dziennik bez przypisania pytań do osób; czy przypisanie jest dopuszczalne, ocenia prawnik przed startem.

Trzy rzeczy, których nie ruszamy

Nie robimy trzech rzeczy, nawet jeśli klient o nie prosi i nawet w wersji „tylko jako podpowiedź dla człowieka”. Ocenę kandydatów i wnioskowanie o emocjach wykluczamy też na stronie czego nie robimy.

1. Oceny i rankingu kandydatów. Załącznik III do AI Act w pkt 4 lit. a wymienia wśród systemów wysokiego ryzyka systemy AI przeznaczone do rekrutacji lub wyboru osób, „w szczególności do celów umieszczania ukierunkowanych ogłoszeń o pracę, analizowania i filtrowania podań o pracę oraz do oceny kandydatów”. Odmawiamy oceniania i szeregowania kandydatów: narzędzia, które czytają CV i wystawiają punkty, odpadają u nas na wejściu.

2. Wnioskowania o emocjach i nastrojach pracowników. Art. 5 ust. 1 lit. f AI Act zakazuje wykorzystywania systemów AI „do wyciągania wniosków na temat emocji osoby fizycznej w miejscu pracy lub instytucjach edukacyjnych”, z wyjątkiem względów medycznych lub bezpieczeństwa. Zakaz obowiązuje od 2 lutego 2025 r. Rozporządzenie definiuje system rozpoznawania emocji jako system AI służący „do identyfikacji lub wywnioskowania emocji lub zamiarów osób fizycznych na podstawie danych biometrycznych tych osób” (art. 3 pkt 39), czyli na przykład twarzy albo głosu, więc czy zakaz obejmuje analizę samego tekstu wiadomości, ocenia prawnik. Nasza granica jest szersza niż przepis: nie budujemy „analizy nastrojów zespołu” ani z nagrań, ani z wiadomości pracowników.

3. Oceny wyników i decyzji o awansie, zwolnieniu lub przydziale zadań. Ten sam załącznik w pkt 4 lit. b wymienia systemy do podejmowania „decyzji wpływających na warunki stosunków pracy, decyzji o awansie lub rozwiązaniu umownego stosunku pracy, przydzielania zadań w oparciu o indywidualne zachowanie lub cechy osobowości lub charakter lub do monitorowania lub oceny wydajności i zachowania osób pozostających w takich stosunkach”. Ocena wydajności, decyzje o awansie i zwolnieniu oraz przydział zadań według zachowania czy cech to osobne cele wymienione w tym punkcie. Prognozy, kto odejdzie, oceny pracownicze wystawiane przez model i przydział zadań według profilu osobowości — to nie nasz zakres.

W odniesieniu do systemów wysokiego ryzyka z art. 6 ust. 2 i załącznika III wymogi rozdziału III sekcji 1–3 AI Act, wśród nich obowiązki firm, które z takich systemów korzystają, stosuje się od 2 grudnia 2027 r.; ten termin ustaliło rozporządzenie zmieniające (UE) 2026/1744. Zakaz z art. 5 obowiązuje niezależnie od tej daty. Z tych samych sekcji 1–3 rozdziału III pochodzi art. 26 ust. 7, więc dla systemów z załącznika III również obowiązuje od 2 grudnia 2027 r.: pracodawca przed użyciem systemu wysokiego ryzyka w miejscu pracy informuje przedstawicieli pracowników i pracowników, których to dotyczy. Inaczej jest z systemami wysokiego ryzyka wprowadzonymi na rynek lub oddanymi do użytku przed tą datą: te wymogi, w tym art. 26 ust. 7, obejmą je dopiero wtedy, gdy 2 grudnia 2027 r. lub później przejdą istotne zmiany w konstrukcji (art. 111 ust. 2). Nawet bez takiej zmiany systemy wysokiego ryzyka przeznaczone do użytku przez organy publiczne trzeba dostosować do 2 sierpnia 2030 r. Dostawca systemu, który już macie, ocenia i dokumentuje, czy jest to system wysokiego ryzyka z załącznika III. Od 2 grudnia 2027 r. obowiązują też dwie zasady. Jeśli dostawca uzna, że system z załącznika III nie jest systemem wysokiego ryzyka, przed wprowadzeniem systemu na rynek lub oddaniem go do użytku musi udokumentować tę ocenę oraz zarejestrować siebie i system w unijnej bazie danych (art. 6 ust. 4 i art. 49 ust. 2). Jeśli Wasza firma wprowadzi istotną zmianę w systemie wysokiego ryzyka już wprowadzonym na rynek lub oddanym do użytku, a system nadal będzie systemem wysokiego ryzyka, firma staje się jego dostawcą i przejmuje obowiązki dostawcy. Tak samo jest, jeśli zmieni przeznaczenie systemu już wprowadzonego na rynek lub oddanego do użytku, dotąd niesklasyfikowanego jako system wysokiego ryzyka, tak że stanie się on systemem wysokiego ryzyka (art. 25 ust. 1 lit. b–c). Wasza firma sprawdza tę ocenę ze swoim prawnikiem, a techniczne konsekwencje wdrażamy w ramach technicznego sprintu zgodności z AI Act.

AI Act a pięć procesów: co zapisać od razu

Żaden z pięciu procesów nie ocenia ludzi ani nie decyduje o ich zatrudnieniu, i właśnie dlatego zostały wybrane. Dostawca Waszego konkretnego asystenta z pomocą prawnika ocenia jednak, do jakiej kategorii należy system, i dokumentuje tę ocenę, a Wasza firma sprawdza ją ze swoim prawnikiem. Po stronie technicznej przygotowujemy materiał, na którym ta ocena może się oprzeć:

• wpis w rejestrze systemów AI — cel, dane wejściowe, osoba zatwierdzająca, dostawca modelu;
• dziennik działań — kto zatwierdził który dokument i kiedy;
• opis tego, czego system nie czyta — z listą wykluczonych źródeł z części o danych kadrowych;
• przygotowanie osób z kadr — art. 4 AI Act po zmianie rozporządzeniem 2026/1744 zobowiązuje firmę do podejmowania działań wspierających kompetencje w zakresie AI (obowiązek starannego działania, nie zagwarantowania określonego poziomu); w praktyce chodzi o to, żeby osoba zatwierdzająca wiedziała, w czym asystent się myli.

Terminy i zmiany w AI Act po nowelizacji z 2026 r. (tzw. Digital Omnibus, rozporządzenie 2026/1744) zebraliśmy w tekście o AI Act w Polsce.

Od czego zacząć

Od jednego procesu, nie od pięciu. Najczęściej najprostszy na start jest drugi — pytania o regulamin — bo nie dotyka akt osobowych, a po uruchomieniu łatwo porównać wybraną miarę z pomiarem sprzed wdrożenia. Zanim cokolwiek zbudujemy, warto przez dwa–cztery tygodnie liczyć to, co wskazałem przy wybranym procesie: ile czasu zajmuje odpowiedź na pytanie, ile trwa wydanie zaświadczenia, ile dni trwa skompletowanie teczki. Bez tej liczby nie da się uczciwie powiedzieć, czy wdrożenie się opłaciło.

Jeżeli po takim pomiarze okaże się, że pytań jest kilka w miesiącu, a zaświadczenia wydaje się raz na kwartał, to dobry wynik: automatyzacja nie jest potrzebna i lepiej to wiedzieć przed projektem. Jeżeli liczby są duże, opisujemy, jak prowadzimy taki projekt — od wyboru procesu przez pilotaż po przekazanie — na stronie o automatyzacji AI dla firm.

Źródła i stan na 13 października 2026 roku

• Kodeks pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 1245 (ISAP) — stan prawny na 27 sierpnia 2026 r.; art. 22¹b, 22², 22³, 97 § 1–1², 163 § 1, 167², 180 § 1, 226 pkt 2, 229 § 1¹, § 4 i § 4a oraz 237³ § 2; odczyt 12 października 2026 r.
• Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act) — art. 3 pkt 3 i 39, art. 5 ust. 1 lit. f, art. 6 ust. 2 i 4, art. 25 ust. 1, art. 26 ust. 7, art. 49 ust. 2, art. 50, art. 111 ust. 2, załącznik III pkt 4; odczyt 13 października 2026 r.
• Rozporządzenie (UE) 2026/1744 — termin 2 grudnia 2027 r. dla systemów wysokiego ryzyka z załącznika III i nowe brzmienie art. 4 AI Act; odczyt 12 października 2026 r.
• Rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO) — art. 9 i 35; odczyt 12 października 2026 r.
• Ministerstwo Finansów, zasady składania oświadczeń wpływających na obliczenie zaliczki (podatki.gov.pl) — oświadczenie PIT-2; odczyt 12 października 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, „Jakie informacje należy zamieścić w skierowaniu pracownika na badania profilaktyczne” — treść skierowania; odczyt 12 października 2026 r.
• Rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy, tekst jednolity: Dz.U. 2024 poz. 1016 (ISAP) — wzór świadectwa i § 5 (śmierć pracownika); odczyt 13 października 2026 r.
• Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie BHP: Dz.U. 2025 poz. 1640 (ISAP) — potwierdzenie szkolenia wstępnego w postaci papierowej lub elektronicznej (§ 12); odczyt 13 października 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, „Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?” — art. 167² i termin zgłoszenia; odczyt 13 października 2026 r.
• Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 474 (ISAP) — § 3 pkt 2 lit. f: potwierdzenie poinformowania o ryzyku zawodowym w części B akt osobowych; odczyt 13 października 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, „Dokumentacja pracownicza” (PDF) — informacja wydawana razem ze świadectwem pracy; odczyt 13 października 2026 r.
• ZUS, wyrejestrowanie ubezpieczonego — formularz ZUS ZWUA i termin 7 dni; odczyt 13 października 2026 r.
• Państwowa Inspekcja Pracy, „Szkolenia bhp” — szkolenie wstępne, przypadek bez szkolenia, karta szkolenia wstępnego w aktach osobowych; odczyt 13 października 2026 r.
• Komisja Europejska, AI Act Service Desk — art. 111 — przepisy przejściowe dla systemów wysokiego ryzyka wprowadzonych wcześniej, w brzmieniu po zmianie; odczyt 13 października 2026 r.