Nikt w firmie nie chce kolejnego szkolenia z AI? Jeśli po szkoleniu zostaje tylko lista obecności, trudno potem ustalić, jakie zasady dotyczą narzędzi, których ludzie naprawdę używają. Dobra wiadomość: art. 4 AI Act (unijnego rozporządzenia o sztucznej inteligencji) kursu nie wymaga. Wymaga działań — a działania prowadzone przy konkretnym systemie zostawiają po sobie bardziej konkretny ślad niż certyfikat. Ten tekst pokazuje pięć takich śladów i wzór zapisu, który je zbiera. Przygotowanie tej dokumentacji jest częścią naszego technicznego sprintu zgodności z AI Act.
Zastrzeżenie na wstępie: piszemy, co mówi przepis i co mówi Komisja Europejska — z datami i linkami — oraz co w praktyce zbudować i zapisać. Czy działania Twojej firmy wystarczają w jej konkretnej sytuacji, ocenia prawnik, nie wykonawca.
I jedno zdanie o nas, żeby było jasne, skąd ten tekst: w ploch.ai nie sprzedajemy szkoleń ani warsztatów z AI jako osobnej usługi. Pracę z systemem ćwiczymy wyłącznie jako etap wdrożenia — także sprint zgodności z AI Act obejmuje warsztat z art. 4 na narzędziach, których firma naprawdę używa. Powody opisuje strona czego nie robimy.
Co mówi art. 4 po 27 lipca 2026 roku
Od 27 lipca 2026 r., po zmianie wprowadzonej rozporządzeniem (UE) 2026/1744 (tzw. Digital Omnibus w sprawie AI), art. 4 ust. 1 brzmi tak:
„Dostawcy i podmioty stosujące systemy AI podejmują środki, które wspierają rozwój kompetencji w zakresie AI wśród swojego personelu i innych osób zajmujących się działaniem i wykorzystaniem systemów AI w ich imieniu, z uwzględnieniem ich wiedzy technicznej, doświadczenia, wykształcenia i wyszkolenia oraz kontekstu, w którym systemy AI mają być wykorzystywane, a także biorąc pod uwagę osoby lub grupy osób, wobec których systemy AI mają być wykorzystywane. Taki obowiązek nie oznacza, że dostawcy lub podmioty mają zapewniać osiągnięcie określonego poziomu kompetencji w zakresie AI przez poszczególne osoby.”
„Podmiot stosujący” to w języku rozporządzenia firma, która używa systemu AI w swojej działalności — także gotowego, kupionego od dostawcy. Obowiązek stosuje się od 2 lutego 2025 r.; zmiana z lipca 2026 r. zastąpiła wcześniejsze „zapewnienie wystarczającego poziomu kompetencji” obowiązkiem podejmowania działań. Pełną oś czasu AI Act i to, co zmienia polska ustawa i KRiBSI, opisujemy w tekście AI Act w Polsce — tutaj zajmujemy się wyłącznie tym, jak takie działania prowadzić i zapisywać.
Czego art. 4 nie wymaga — i czego „bez kursu” nie oznacza
Przepis nie mówi o godzinach, egzaminie, certyfikacie ani o osobnej osobie odpowiedzialnej za AI. Komisja Europejska potwierdza to w swoim Q&A o kompetencjach AI (ostatnia aktualizacja 27 lipca 2026 r.). Cztery odpowiedzi z tego dokumentu są tu najważniejsze:
- Certyfikat: „Nie ma potrzeby posiadania certyfikatu. Organizacje mogą prowadzić wewnętrzny rejestr szkoleń lub innych inicjatyw przewodnich.”
- Pomiar wiedzy: art. 4 „nie pociąga za sobą obowiązku pomiaru wiedzy pracowników na temat sztucznej inteligencji”.
- Forma: „Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich, jeśli chodzi o umiejętności korzystania ze sztucznej inteligencji, a także nie nakłada się surowych wymogów ani obowiązkowych szkoleń”; potrzebny zakres zależy od kontekstu.
- Zwykłe narzędzia też: firma, której pracownicy piszą w ChatGPT teksty reklam albo tłumaczą, podlega art. 4 — „powinni być informowani o konkretnych zagrożeniach, na przykład o halucynacjach”, czyli wymyślonych przez model, ale przekonująco brzmiących informacjach.
To jednak nie jest przyzwolenie na nicnierobienie. W tym samym Q&A Komisja pisze, że „w wielu przypadkach samo poleganie na instrukcjach użytkowania systemów sztucznej inteligencji lub zwrócenie się do personelu o ich przeczytanie może być nieskuteczne”. Sam mail „zapoznaj się z regulaminem” może więc nie wystarczyć. Dlatego rekomendujemy omówienie instrukcji na przypadku z pracy firmy, z zakresem dobranym do doświadczenia ludzi i ryzyka zastosowania. „Bez kursu” znaczy tu: zamiast ogólnego szkolenia o AI — krótkie, konkretne działania przy systemach, których ludzie naprawdę używają, i zapis, że się odbyły.
Kogo to dotyczy
Art. 4 obejmuje personel i „inne osoby” obsługujące systemy AI w imieniu firmy. Komisja wyjaśnia, że chodzi o osoby szeroko pozostające w zasięgu organizacji — na przykład wykonawcę, usługodawcę, a nawet klienta. W praktyce warto więc objąć zapisem także zewnętrzne biuro rachunkowe pracujące w Twoim systemie i agencję, która obsługuje firmowe konto w narzędziu do generowania treści.
Drugie miejsce, o którym łatwo zapomnieć, to funkcje AI wbudowane w narzędzia, które firma już ma: streszczenia w poczcie, podpowiedzi w systemie do obsługi klientów i sprzedaży (CRM), generator opisów w sklepie internetowym. Zanim zaczniesz cokolwiek dokumentować, potrzebujesz listy tych narzędzi i osób, które ich używają. Jak ją zebrać, także wtedy, gdy część narzędzi pracownicy dobrali sobie sami, bez wiedzy firmy (tak zwane shadow AI), opisujemy w tekście o shadow AI w firmie.
Trzy role, różny zakres przygotowania
Art. 4 każe uwzględnić wiedzę, doświadczenie i kontekst użycia. Najprościej przełożyć to na role. Poniższy podział to nasza praktyka, nie wymóg przepisu — Komisja potwierdza jedynie, że różne poziomy szczegółowości dla różnych grup są dopuszczalne.
| Rola | Przykład | Co warto tej osobie przekazać |
|---|---|---|
| Korzysta z AI do szkiców | handlowiec pisze w czacie pierwszą wersję oferty | że model potrafi wymyślić fakt; czego nie wolno wklejać; że za tekst odpowiada ta osoba, nie narzędzie |
| Obsługuje proces, który działa wobec klientów | osoba prowadząca automatyczne odpowiedzi na zapytania | jak system podejmuje decyzję, gdzie się najczęściej myli, jak go zatrzymać i komu zgłosić błąd |
| Zatwierdza wynik AI | księgowa zatwierdza zaproponowane przez system zaksięgowanie faktury | jakie błędy przepuszcza zmęczone oko, co sprawdzać zawsze, kiedy odrzucić, nawet jeśli wynik „wygląda dobrze” |
Rola zatwierdzająca wymaga szczególnej uwagi, bo człowiek, który zatwierdza, jest ostatnim zabezpieczeniem przed błędem. Jak projektować takie zatwierdzanie wyników AI przez człowieka, żeby nie zamieniło się w odruchowe klikanie, opisujemy w tekście o human in the loop.
Pięć dowodów, które powstają przy pracy z systemem
To jest sedno. Poniższe dokumenty to zestaw, który rekomendujemy i który warto dopasować do własnej firmy — nie lista, której odhaczenie przesądza o zgodności z przepisem. Każdy z nich służy do przekazania ludziom wiedzy o konkretnym systemie i jednocześnie zostawia ślad tego działania. Same dokumentują działania; czy firma spełnia obowiązek z art. 4, nie przesądzają. Wszystkie są przygotowywane osobno dla każdego systemu AI, nie dla działu.
1. Instrukcja stanowiskowa na jedną stronę. Dla każdego systemu: co robi, na jakich danych pracuje, gdzie się myli (z dwoma, trzema prawdziwymi przykładami z Twojej firmy), czego nie wolno do niego wprowadzać, kiedy go zatrzymać i komu zgłosić problem. Ta sama kartka służy za plan krótkiego omówienia z zespołem: proponujemy pół godziny przy ekranie z prawdziwym przypadkiem zamiast ogólnej prezentacji. Pół godziny to nasza rekomendacja, nie norma.
2. Punkt w liście wdrożenia nowej osoby. Jeśli firma ma listę rzeczy do zrobienia z nowym pracownikiem, dopisz do niej: „przeczytał(a) instrukcję stanowiskową systemu X i przeszedł(a) z opiekunem jeden prawdziwy przypadek”. Dzięki temu działania nie kończą się na ludziach, którzy byli w firmie w dniu wdrożenia.
3. Ostrzeżenie w samym narzędziu. Krótki tekst widoczny tam, gdzie pracuje człowiek: baner nad polem do wpisywania, opis w firmowym asystencie, komunikat przed zatwierdzeniem. Na przykład: „Kwoty i numery kont sprawdź zawsze w źródle. Danych klientów nie wklejaj do narzędzi spoza tej listy”. Treść i data wprowadzenia tego tekstu to też ślad działania — a sam tekst przypomina o zasadach przy każdym użyciu, a nie raz w roku.
4. Wpis w rejestrze: kto i kiedy został zapoznany. Jeśli prowadzisz rejestr systemów AI, dodaj do niego odsyłacz do zapisu z następnej sekcji. Jeśli jeszcze go nie prowadzisz — ten zapis jest dobrym pierwszym krokiem do rejestru.
5. Okresowy przegląd „co poszło nie tak”. Raz na kwartał (znów: rekomendacja) zespół przegląda błędy systemu z ostatnich miesięcy, uzupełnia instrukcję stanowiskową o nowe przykłady i odnotowuje, kto w przeglądzie uczestniczył. Taki przegląd pomaga uczyć się na własnych przypadkach, a nie na cudzych przykładach.
| Dowód | Co dokumentuje | Kto go prowadzi | Kiedy aktualizować |
|---|---|---|---|
| Instrukcja stanowiskowa | jakie zasady, ograniczenia i przykłady błędów firma opisała | właściciel procesu | po każdej zmianie systemu i po przeglądzie błędów |
| Punkt w liście wdrożenia nowej osoby | że nowej osobie przedstawiono system, zanim zaczęła z nim pracować | kadry lub przełożony | przy każdej nowej osobie |
| Ostrzeżenie w narzędziu | jakie zasady są widoczne w miejscu pracy i od kiedy | administrator narzędzia | gdy zmienia się instrukcja |
| Wpis w rejestrze | komu, przy którym systemie, kiedy i jaki materiał przedstawiono | osoba prowadząca rejestr | po każdym omówieniu |
| Przegląd błędów | że firma analizuje własne przypadki i kto w tym uczestniczył | właściciel procesu | co kwartał (rekomendacja) |
Wzór zapisu: jedna tabela do skopiowania
Komisja mówi o „wewnętrznym rejestrze szkoleń lub innych inicjatyw przewodnich”. Wystarczy do tego zwykły arkusz. Proponujemy sześć kolumn — to nasza propozycja, nie format wymagany przepisem:
| Osoba lub rola | System AI | Co przedstawiono (z wersją) | Kiedy | Kto prowadził | Następny przegląd |
|---|---|---|---|---|---|
| Zespół obsługi klienta — lista uczestników OBS-01 | Automatyczne odpowiedzi na zapytania | Instrukcja stanowiskowa v2; trzy błędy z października; jak zatrzymać wysyłkę | 2026-10-14 | właściciel procesu | 2027-01-15 |
| Nowa osoba w księgowości (nr kadrowy w liście KS-07) | Propozycje zaksięgowania faktur | Instrukcja stanowiskowa v1; jeden przypadek przy ekranie z opiekunem | 2026-10-20 | opiekun z działu | 2027-01-15 |
| Agencja marketingowa (konto zewnętrzne, lista uczestników MKT-02) | Generator opisów produktów | Instrukcja stanowiskowa v1; zasady oznaczania treści v1 | 2026-10-22 | osoba odpowiedzialna za marketing | 2027-04-22 |
Wiersze są przykładowe, a daty, oznaczenia list i role zmyślone. Trzy zasady, które sprawiają, że taki zapis da się później wykorzystać: wpisuj konkretny system, nie „AI ogólnie”; w kolumnie „Co przedstawiono” podawaj wersję dokumentu, żeby dało się sprawdzić, co dokładnie ktoś widział; i zawsze wypełniaj następny przegląd — termin pomaga zaplanować dalsze działania, a pusta rubryka od razu pokazuje lukę.
W kolumnie „Osoba lub rola” wpisuj tyle, ile naprawdę potrzebujesz do wykazania działań. Przy grupie wystarczy odsyłacz do osobno przechowywanej listy uczestników; nazwisk nie trzeba powielać w każdym arkuszu. To dane osobowe uczestników, więc zakres i czas przechowywania warto ustalić z osobą, która w firmie odpowiada za ochronę danych.
Wdrożenie jako źródło dowodów
Dobrze prowadzone wdrożenie AI wytwarza materiał do takiego zapisu przy okazji. W tekście jak wdrożyć AI w firmie opisujemy krok, w którym system przez jakiś czas pracuje równolegle z dotychczasowym procesem, a ludzie zapisują każdy jego błąd. Tu interesuje nas tylko to, co z tego zostaje dla art. 4. Trzy rzeczy:
- Lista błędów z pracy równoległej staje się sekcją „gdzie się myli” w instrukcji stanowiskowej. Do zapisu trafia: kto ją współtworzył i kiedy.
- Zapis zatwierdzeń — kto zatwierdzał wyniki systemu w okresie próbnym i ile z nich odrzucił — pokazuje, na jakich prawdziwych przypadkach pracowały osoby zatwierdzające.
- Tekst ostrzeżeń napisany na podstawie tych błędów trafia do narzędzia jako dowód numer 3.
Dlatego taki ślad mówi więcej niż lista obecności: pokazuje nie tylko, że ktoś był na sali, ale też, przy jakim systemie, na jakich przypadkach i z jakim materiałem pracował. U nas omówienie z zespołem jest etapem wdrożenia AI w firmie albo automatyzacji z AI, na narzędziach, które w firmie działają.
Gdy oferta szkolenia cytuje stare brzmienie
Prosty test na każdą ofertę „szkolenia z art. 4”: jeśli cytuje przepis słowami o zapewnieniu „wystarczającego poziomu kompetencji”, cytuje brzmienie sprzed 27 lipca 2026 r. Samo to jeszcze nie dyskwalifikuje szkolenia, ale warto zapytać, co z niego zostanie po stronie firmy: czy uczestnicy przećwiczą Twoje systemy i Twoje przypadki, czy ogólne przykłady, i czy po szkoleniu dostaniesz materiał, który da się wpisać do zapisu z poprzedniej sekcji.
Kiedy kurs naprawdę ma sens
„Bez kursu” nie jest zasadą absolutną. Szkolenie z prawdziwego zdarzenia warto rozważyć, gdy:
- firma stosuje albo planuje stosować system AI wysokiego ryzyka. Dla takich systemów art. 26 ust. 2 przewiduje, że nadzór ze strony człowieka powierza się osobom, „które mają niezbędne kompetencje, przeszkolenie i uprawnienia, a także niezbędne wsparcie”. Komisja podkreśla, że ten obowiązek pozostał po zmianie z lipca 2026 r. Co do zasady stosuje się on od 2 grudnia 2027 r. dla systemów z załącznika III i od 2 sierpnia 2028 r. dla systemów z załącznika I; rozporządzenie ma też wyjątki i przepisy przejściowe. Czy i od kiedy dotyczy to Twojego systemu, ustala prawnik — terminy opisujemy w tekście AI Act w Polsce;
- ktoś bez żadnego doświadczenia z AI ma zatwierdzać wyniki, które trafiają do klientów — jedna kartka i pół godziny to wtedy za mało na start;
- w krótkim czasie dochodzi wiele osób naraz i omawianie każdego systemu osobno przestaje być wykonalne;
- zespół pracuje z wieloma różnymi narzędziami AI i potrzebuje wspólnych podstaw, zanim instrukcje stanowiskowe zaczną mieć sens.
Wtedy szkolenie warto po prostu dopisać do tego samego zapisu — jako jeden z wierszy, obok instrukcji, ostrzeżeń i przeglądów.
Co dalej
Jeśli w firmie działa już kilka narzędzi AI, a zapisu nie ma żadnego, zacznij od jednego systemu o największym wpływie na klientów: instrukcja stanowiskowa, omówienie, pierwszy wiersz w tabeli. Reszta przychodzi z kolejnymi systemami. Jeśli chcesz zrobić to razem z rejestrem systemów, oznaczaniem treści i dokumentacją, opisujemy to na stronie technicznego sprintu zgodności z AI Act.
Źródła i stan na 12 października 2026 roku
- Rozporządzenie (UE) 2024/1689 (AI Act), tekst skonsolidowany z 27 lipca 2026 r. — art. 3 pkt 4 i 56, art. 4, art. 26 ust. 2 i art. 113; odczyt 12 października 2026 r.
- Rozporządzenie (UE) 2026/1744 (Digital Omnibus w sprawie AI) — nowe brzmienie art. 4; odczyt 12 października 2026 r.
- Komisja Europejska, „Umiejętność posługiwania się sztuczną inteligencją — Pytania i odpowiedzi” oraz wersja angielska — ostatnia aktualizacja 27 lipca 2026 r.; wprowadzenie polskiej wersji wciąż opisuje art. 4 dawnym brzmieniem o „wystarczającym poziomie”, odpowiedzi uwzględniają już zmianę; odczyt 12 października 2026 r.
- Komisja Europejska, repozytorium praktyk w zakresie kompetencji AI — przykłady działań innych organizacji; Komisja zaznacza, że ich powtórzenie nie daje automatycznie domniemania zgodności z art. 4; odczyt 12 października 2026 r.